La boîte à outils de la Gestion du Stress
Chapitre V : Gérer efficacement son temps

Fiche 02 : La matrice Urgent-Important

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Publié le 30 nov. 2017

La boîte à outils de la Gestion du Stress

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La matrice d'Eisenhower

Résumé

Nos choix de gestion du temps sont influencés par l'urgence et l'importance. Le premier facteur domine souvent le second et ce n'est pas toujours la meilleure option. Selon Stephen Covey, nous sommes gouvernés par l'horloge et la boussole. La boussole nous donne un cap, elle représente nos valeurs, nos missions. L'horloge symbolise nos activités au quotidien, nos plannings et la manière dont nous gérons notre temps. Échapper à la tyrannie de l'urgence permet de se laisser guider par sa boussole intérieure. Cette matrice aide à prioriser simplement les tâches pour se concentrer sur l'essentiel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Établir facilement ses priorités.
Organiser ses tâches.
Gérer efficacement son temps.
Prendre de la hauteur.
Déléguer sans stress.

Contexte

Réunions, rapports, rendez-vous... vous êtes assaillis par les priorités à courte échéance. La fatigue gagne parfois au point de vous faire perdre de vue ce qui vous motive, ce qui fait réellement sens pour vous et vous pousse à agir. Pour arriver à faire face et conserver votre cap, prenez cinq minutes pour tracer et compléter cette simple matrice initialement créée par le Général Eisenhower. Si elle a servi à l'homme qui organisa le débarquement en Normandie, nul doute que vous tirerez avantage à l'utiliser au quotidien pour prioriser vos activités.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Connectez-vous à votre boussole interne :quelles sont vos valeurs, vos buts, les rêves qui vous animent ? Listez les 3 ou 4 choses les plus importantes pour vous : quels sont les résultats à long terme que vous vous êtes fixés, quelles sont les relations et responsabilités les plus importantes de votre vie (cf. outils 24 et 25).

Prenez une feuille et tracez deux axes :l'axe vertical représente ce qui est urgent, l'axe horizontal ce qui est important. Les deux colonnes (Urgent-pas Urgent) et les deux lignes (Important-pas Important) aident à déterminer quatre situations :

la tâche n'est ni importante, ni urgente ;
la tâche est urgente mais pas importante ;
la tâche est importante mais pas urgente ;
la tâche est à la fois urgente et importante.

La priorisation se fait comme suit :

Traitez immédiatement les tâches urgentes et importantes sans délai ni déléguer. Ce sont des tâches à haute valeur ajoutée. Elles doivent être votre priorité (Horloge + Boussole).

Planifiez les tâches importantes et peu urgentes. Ces tâches sont essentielles à votre réussite à moyen ou long terme. Assurez-vous de les programmer dès maintenant car elles déterminent votre futur (Boussole).

Les tâches très urgentes mais peu importantes sont le plus souvent des tâches de routine mais qui prennent du temps. Reprenez ces tâches lorsque vous avez du temps ou déléguez-les (Horloge).

Reste les tâches peu urgentes et peu importantes. Vous noterez que ces tâches occupent une partie signifiante de votre temps. Laissez-les de côté pour le moment ou déléguez si vous le pouvez (Horloge).

Vous pouvez lire pour vous aider " La métaphore des gros cailloux " (cf. Mon cahier d'exercices).

Méthodologie et conseils

Panifiez vos activités importantes en premier.
Programmez pour la semaine ou le mois si vous le pouvez au lieu de planifier uniquement pour la journée en cours.
Les tâches classées " Non Urgent-Non Important " peuvent servir de dérivatif entre deux tâches qui demandent plus de concentration et d'application.

Avantages

Outil simple et méthodique de priorisation.
Permet d'identifier ce que l'on peut déléguer.

Précaution à prendre

Restez objectif en identifiant le degré d'urgence ou d'importance d'une activité et réaliste quant à sa réalisation rapide.