La boîte à outils de la Gestion du Stress
Chapitre V : Gérer efficacement son temps

Fiche 07 : Organiser son espace de travail

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Publié le 30 nov. 2017

La boîte à outils de la Gestion du Stress

8 chapitres / 56 fiches

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La démarche 5S pour garder son bureau en ordre

Résumé

Êtes-vous de ceux qui préfèrent travailler sur un bureau net ou désorganisé ? Si des scientifiques ont montré qu'avoir un poste de travail en pagaille stimule la créativité, il n'en est reste pas moins que pour la plupart d'entre nous un bureau propre et bien agencé accroît la concentration, la productivité et le bien-être. Votre poste de travail doit être conçu pour votre confort et pour convenir au type de travail que vous faites. Ces quelques conseils vous permettront d'ordonner votre bureau afin de mieux organiser votre travail pour plus de sérénité.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Gagner du temps.
Être efficace et productif.
Favoriser la concentration.

Contexte

Quelque soit votre activité, le principe de base de l'aménagement de votre poste de travail est simple : les objets doivent naturellement vous tomber sous la main pour être utilisés rapidement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Un espace de travail est idéalement conçu en trois zones :

l'aire principale, un demi-cercle de 40 cm où les objets sont facilement accessibles ;
l'aire secondaire, dans laquelle on dispose les outils utilisés occasionnellement ;
au-delà, les objets peu sollicités mais qui ne peuvent pas être stockés dans des espaces de rangement.

Optez pour un siège ergonomique et confortable.

Votre éclairage doit être adapté pour pouvoir rester concentré tout en limitant la fatigue visuelle.

Misez sur une décoration sobre.

Soyez bien équipé. Ayez à portée de main les bons outils, des stylos qui fonctionnent, surligneurs, correcteurs, pochettes blocs-notes.

Investissez dans un planning ou un agenda permettant de répertorier de façon linéaire et visuelle l'ensemble des tâches à effectuer sur une période.

Adoptez la méthode des 5S. Cette méthode japonaise élaborée par Toyota vise à l'amélioration continue des tâches.

Triezet conservez uniquement ce qui est nécessaire.
Rangez :faites vôtre la devise : " Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. ".
Nettoyez : une traduction du terme japonais est " Scintiller ", il faut que ça brille !
Standardisez : systématisez votre organisation, elle en sera simplifiée.
Pérennisez : restez rigoureux.

Méthodologie et conseils

Afin d'éviter que les papiers ne s'accumulent de façon exponentielle sur votre bureau, il est conseillé de prendre régulièrement le temps de clarifier la situation. Chaque fin de semaine, prenez un instant pour le vider et classer ce qui doit l'être.
Ordonnez vos fichiers informatiques : créez des dossiers dont les intitulés précis vous permettront de retrouver facilement un document. Jetez tous les fichiers inutiles.
Aucune torsion du buste ne doit être nécessaire pour se procurer un objet. Mal placer son téléphone (à gauche si l'on est droitier ou inversement), devoir se baisser pour chercher un document régulièrement consulté, étirer son dos inutilement, altèrent rapidement le confort de travail et gâchent le bénéfice d'une bonne position.

Avantage

Ranger son bureau permet d'éviter de se disperser... et d'être mal jugé.

Précautions à prendre

Organisez votre journée de travail pour inclure diverses tâches, pauses et exercices qui vous permettent de varier votre posture et de soulager la tension et la douleur musculaire (cf. outil 8).
Méfiez-vous d'un excès de classement qui vous entraînerait à tout jeter ; certains documents, une fois traités, doivent être conservés plusieurs années.