Fiche 03 : Le cahier des charges fonctionnel (CdCF)

Formaliser le besoin de façon ouverte

En résumé

Le cahier des charges fonctionnel est un document qui décrit le besoin à satisfaire uniquement sous la forme d'exigences fonctionnelles par opposition à un descriptif sous la forme de moyens.

Il mentionne les fonctions, ainsi que les éléments quantitatifs qui permettront de savoir si le résultat attendu est atteint : les critères d'appréciation, les niveaux de performance et la flexibilité.

Il permet de laisser une multitude de possibilités techniques pour répondre au besoin. Il contribue en ce sens à solliciter la créativité des concepteurs sans les figer sur un choix technique.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Ouvrir les possibilités de solutions techniques en réponse à un besoin et disposer de leviers d'améliorations sur les coûts et la faisabilité technique.
• Être sûr que le résultat final couvrira le besoin initial.

Contexte

Les projets d'innovation se prêtent bien à cet outil car le résultat n'existe pas encore et que la réussite du projet va reposer fortement sur la formalisation du besoin à couvrir.

Le CdCF est un repère important pour orienter les concepteurs dans leurs choix techniques en étant sûr de ne pas s'écarter du besoin à satisfaire. Il se rédige généralement au démarrage du projet de développement dans la phase d'expression de besoin. Il est utile pour faire communiquer entre eux le marketing et les services techniques.

Il s'utilise également entre une entreprise cliente et un fournisseur, par exemple en amont d'un projet de développement pour " ausculter " un marché fournisseur et détecter des solutions techniques non envisagées ou pendant le développement en cas de sous-traitance sur le développement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Réaliser une analyse fonctionnelle du produit/service.
• Présenter cette analyse sous la forme d'un tableau synthétique regroupant l'ensemble des fonctions à satisfaire avec leur critère, leur niveau et leur flexibilité.
• Rédiger le CdCF en incluant un descriptif du projet, le nom des participants à l'analyse fonctionnelle ou a minima le nom du rédacteur du CdCF et le tableau de synthèse.

Méthodologie et conseils

Utiliser une trame de CdCF pour formaliser le besoin au fur et à mesure de vos réunions d'analyse fonctionnelle.

Impliquer le service achat de votre entreprise si vous envisagez de sous-traiter un développement auprès d'un ou plusieurs fournisseurs. Dans ce cas le CdCF peut contribuer à la négociation avec les fournisseurs pour adapter leurs propositions à votre besoin et à votre budget. Demander aux fournisseurs d'utiliser un cadre de réponse calé sur le tableau synthétique d'expression du besoin pour comparer facilement les différentes propositions

Simplifier la lecture pour les utilisateurs en éliminant les termes de jargon, être précis sur les mots (attention aux ambiguïtés de compréhension) : pour valider ces points faire relire votre document à quelqu'un qui est candide dans le domaine et tenir compte de ses remarques.

Utiliser une rubrique " appel à variante " si vous souhaitez faire appel à la créativité du destinataire du CdCF et lui donner la possibilité de vous faire part de sa propre vision du besoin à couvrir.

Inclure dans votre CdCF en annexe tous les documents nécessaires à la compréhension du besoin : par exemple des schémas ou des plans pour présenter l'environnement du futur résultat.