Fiche 03 : L'organigramme des tâches

Décomposer le projet en tâches

En résumé

L'organigramme des tâches permet de décomposer sous une forme arborescente le travail à réaliser dans le cadre d'un projet.

Il mentionne à la fois :

• les différentes tâches à réaliser pour atteindre les objectifs du projet ;
• les responsabilités ;
• les durées de tâche.

C'est à partir de l'organigramme des tâches que le chef de projet établit le planning détaillé du projet à partir duquel il va piloter le déroulement du projet.

L'organigramme se construit en fonction des principaux livrables à réaliser dans le projet.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Établir de façon exhaustive toutes les tâches à réaliser dans le cadre du projet et attribuer des responsabilités.
• Élaborer un planning réaliste.

Contexte

L'organigramme des tâches se bâtit au démarrage du projet de développement juste après la phase de faisabilité. C'est un outil incontournable dans l'innovation aval.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Répertorier les livrables majeurs du projet.
• En déduire les familles d'activités à réaliser. Plusieurs choix de famille sont possibles, par exemple :
• par métier : marketing, études, achat...
• par structure du produit : sur un parfum on considère le packaging extérieur, le flaconnage, le jus ;
• par phasage du projet.
• Détailler chacune des activités en tâches élémentaires (arrêter la décomposition dès qu'un responsable précis est identifiable).
• Associer un responsable sur chacune des tâches (il ne la réalisera pas forcément lui-même mais son niveau d'expertise lui permet de juger du bon avancement et de l'atteinte du résultat dans le temps imparti).
• Pour les tâches complexes et longues, rédiger un mini-cahier des charges (mentionnant le résultat attendu, les moyens et les points de contrôle intermédiaires de la tâche).
• Demander à chaque responsable d'estimer la durée de la tâche.

Méthodologie et conseils

Le chef de projet réalise l'organigramme des tâches dès qu'il a une vision claire du projet, le plus souvent une fois que la charte du projet a été rédigée.

Le premier niveau de détail (celui des activités) est facilement réalisable par lui seul, mais pour les niveaux suivants, il a besoin d'informations qui ne sont pas en sa possession.

Au démarrage du projet, le chef de projet dispose généralement de ressources qui vont réaliser des tâches opérationnelles sur le projet : c'est l'équipe projet. Un des premiers travaux collectifs de l'équipe est de bâtir l'organigramme des tâches : chacun à partir de son expertise métier et de sa vision du projet définit les tâches à réaliser dans son champ d'expertise pour atteindre les livrables et respecter les objectifs. Le chef de projet consolide ensuite ces tâches au sein d'un planning, une fois l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées choisi avec l'équipe. La construction de l'organigramme des tâches contribue fortement à l'appropriation du projet par l'équipe et aura pour effet de renforcer l'implication pendant la durée du projet.