Fiche 04 : L'annuaire cartographique d'expertises

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En résumé

L'annuaire cartographique d'expertises est une base de données d'expertise qui donne accès aux individus détenteurs de connaissances, et non à la connaissance elle-même, par opposition à une base de données classique.

Disposer d'un système d'information qui renseigne sur " qui détient un savoir sur un sujet donné dans l'entreprise " permet aux collaborateurs d'identifier tout de suite à qui s'adresser pour avancer sur leurs sujets : c'est le principe de l'annuaire cartographique d'expertises.

À partir d'une requête sur un sujet donné, l'annuaire révèle une cartographie des collaborateurs ayant déjà travaillé sur ce sujet.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Accéder rapidement aux interlocuteurs possédant une expertise sur un sujet donné.
• Mettre en réseau et stimuler les échanges.
• Améliorer l'efficacité dans la recherche d'informations (gain de temps).

Contexte

L'annuaire cartographique d'expertises est utile dans les entreprises confrontées aux problématiques suivantes :

• des sujets complexes à traiter (par exemple des développements de systèmes intégrés regroupant plusieurs fonctions et faisant appel à plusieurs expertises) ;
• la difficulté de savoir qui fait quoi parmi un nombre de collaborateurs élevé ;
• des structures éclatées sur plusieurs pays (risques de redondance dans la réflexion).

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Concevoir l'annuaire en choisissant :
  • les informations à faire figurer ;
  • l'environnement graphique (privilégier l'ergonomie et le ludique pour faciliter l'accès) ;
  • les types de requête possibles (par thème, par projet, par produit...) ;
  • le mode d'accès à l'annuaire (par exemple via un portail d'entreprise).
• Organiser le remplissage de l'annuaire.
• Identifier un administrateur pour " faire vivre " l'annuaire.

Méthodologie et conseils

Avoir la capacité à actionner les bons leviers pour acquérir les détails seulement lorsque cela est nécessaire est un enjeu fort dans la maîtrise des informations disponibles au sein d'une entreprise. L'annuaire cartographique d'expertises doit donc permettre une localisation rapide de la connaissance pour mettre en relation le détenteur de la connaissance avec celui qui la recherche !

Pour cela, ne faire figurer que quelques caractéristiques clés dans le mini CV de chaque collaborateur : identité (nom, site, entité, e-mail, téléphone), mission actuelle, missions passées, formation initiale ; associer une photo pour plus de convivialité et pour faciliter la reconnaissance entre les personnes. Limiter le nombre d'informations : privilégier les mots clés.

Promouvoir l'annuaire au démarrage de son installation en créant des témoignages vidéo de collaborateurs ayant utilisé l'annuaire : par exemple, communiquer une fois par mois pendant six mois sur l'existence de l'annuaire et associer votre annonce à un témoignage.

Préférer le mode auto-déclaratif par les collaborateurs pour alimenter l'annuaire et faire effectuer les mises à jour des mini-CV (matière première de l'annuaire) à l'issue de l'entretien annuel.

Inclure un atelier pratique sur l'annuaire pendant le parcours d'intégration des nouveaux embauchés pour les aider à développer rapidement leur réseau.