Fiche 04 : Le planning

Bâtir une référence temporelle

En résumé

Le planning regroupe l'ensemble des tâches du projet positionnées dans le temps.

Il se représente fréquemment sous la forme d'un diagramme de Gantt sur lequel chaque barre correspond à une tâche, la longueur de la barre étant proportionnelle à la durée de la tâche. L'ordre des barres symbolise l'enchaînement des tâches entre elles.

Il constitue une référence (comparaison prévisionnel/réalisé) pour piloter le projet sur le plan :

• de la performance à atteindre ;
• des délais à tenir ;
• du budget à respecter.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Disposer d'une référence pour décider des actions à enclencher afin de sécuriser l'atteinte des objectifs.
• Mettre sous contrôle l'utilisation du temps dans le cadre du projet : identifier les zones critiques.

Contexte

Le planning s'établit au démarrage du projet de développement, juste après l'organigramme des tâches. Son élaboration peut aboutir à une alerte forte sur la tenue du respect du délai imposé par le commanditaire du projet. Dans ce cas, une discussion s'impose pour éviter de partir avec une référence fausse. Le chef de projet renégocie les objectifs ou demande une allocation de moyens supplémentaires par rapport à ce qui était prévu initialement pour respecter les objectifs.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Repartir des tâches identifiées dans l'organigramme des tâches.
• Définir l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées pour mener à bien le projet : c'est la logique d'enclenchement des tâches entre elles (quelles sont les tâches à réaliser dans les différentes phases du projet, lesquelles sont directement dépendantes).
• Estimer la durée du projet à partir des différentes durées des tâches (estimées par les acteurs) et de leur enclenchement.
• Calculer les marges éventuelles et localiser le chemin critique (celui qui passe par les tâches qui n'ont pas de marge).
• Valider la disponibilité des ressources sur toutes les tâches du projet.
• Officialiser ce planning comme étant la référence du projet.

Méthodologie et conseils

La construction du planning met en exergue d'éventuelles surcharges de travail si une même ressource est responsable de plusieurs tâches se déroulant en même temps. Le planning retenu par le chef de projet est celui qui est optimisé en matière de ressources. Plusieurs itérations sont parfois nécessaires avant d'aboutir à un planning fiable et accepté par les ressources.

Les outils informatiques tels que les logiciels de management de projet permettent d'établir des plannings dont les représentations sont agréables à lire et facilement partageables. Leur intérêt majeur est de faire des simulations pour analyser les impacts d'un décalage d'une tâche sur la durée du projet. Cependant ces logiciels n'ont aucune valeur ajoutée sur l'élaboration du travail préparatoire à la construction du planning : l'organigramme des tâches et le choix d'une logique d'enclenchement restent du ressort du chef de projet et de son équipe.