Fiche 02 : L'analyse fonctionnelle

Décomposer le besoin à satisfaire

En résumé

L'analyse fonctionnelle permet de traduire un besoin client de façon très détaillée et très structurée sans décrire un moyen mais en restant axée sur les caractéristiques du résultat à obtenir.

Le besoin fonctionnel s'exprime sous la forme de fonctions de service à satisfaire.

Cet outil laisse donc de la liberté au niveau des fonctions techniques à mettre en oeuvre sur les solutions pour couvrir au maximum le besoin client.

Les contraintes (obligations) sont également prises en compte.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Traduire le besoin client sous la forme de fonctionnalités à atteindre : on parle d'expression de besoin sous forme de résultat à atteindre par opposition à moyen à mettre en oeuvre. Cette traduction, dite ouverte en terme de solutions, génère de la marge de manoeuvre technique et financière pour choisir la solution qui couvrira au mieux le besoin à atteindre en respectant les exigences de coût de développement.

Contexte

S'utilise pour clarifier le besoin attendu par un utilisateur, que le sujet porte sur un produit, une installation industrielle, un service ou encore un système d'information.

L'analyse fonctionnelle est également un incontournable dans la démarche d'analyse de la valeur basée sur l'optimisation du ratio performance/coût.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Une démarche en quatre étapes : ROCH.

• Recenser les fonctions à satisfaire et les contraintes à respecter,
• Ordonner les fonctions par famille : identifier des niveaux de détail (rang), discerner les fonctions techniques et les contraintes des fonctions de service,
• Caractériser les fonctions en identifiant des critères d'appréciation et en les quantifiant,
• Hiérarchiser les différentes fonctions en leur associant un degré d'importance client.

Méthodologie et conseils

L'étape de recensement est fondamentale car elle conditionne toutes les étapes suivantes de l'analyse. Elle nécessite généralement du temps et fait appel à plusieurs personnes afin de couvrir l'intégralité du besoin (quête d'exhaustivité dans l'expression du besoin).

L'étape d'ordonnancement présente plusieurs intérêts (elle est souvent négligée à tort) : éliminer les redondances dans l'expression du besoin, structurer le besoin et le présenter sous forme visuelle (le plus souvent au travers d'une arborescence à plusieurs niveaux de détail), comprendre l'origine d'un besoin exprimé sous forme de solution et retrouver le besoin fonctionnel à couvrir.

L'étape de caractérisation requiert le recours à des experts métiers pour quantifier de façon réaliste le besoin, sans perdre de vue le client !

La hiérarchisation est un bon moyen pour analyser les degrés d'importance des fonctions souhaitées par le client. Éventuellement cette étape peut se réaliser avant l'étape de caractérisation car elles sont indépendantes.

Comment être plus efficace

Avant de commencer à recueillir le besoin sous forme fonctionnelle, il est impératif de clarifier le périmètre du sujet faisant l'objet de l'analyse fonctionnelle ; pour cela, les questions suivantes sont très utiles : quel est le contexte qui déclenche l'analyse fonctionnelle ? quels sont les objectifs associés au projet nécessitant l'analyse fonctionnelle ? quels sont les principaux services attendus ? quelles sont les hypothèses de départ ? qui est le client du résultat final ?

Les trois notions clés à intégrer dans la démarche d'analyse fonctionnelle sont :

• la fonction de service : c'est une action attendue ;
• la fonction technique : c'est un choix de conception ;
• la contrainte : c'est une obligation émanant soit d'une norme, soit d'une imposition interne.

L'animateur a un rôle important dans la démarche car c'est de lui que dépendent le rythme de travail et la formalisation du besoin. Son rôle porte sur la préparation, la production et la mise en forme des fonctions, et bien entendu sur l'animation du groupe de travail.

Dans la préparation, l'animateur veillera aux point suivants :

• choix des membres du groupe de travail : nombre de personnes, compétences requises, disponibilité... ;
• travail préparatoire de recherche d'informations (analyse fonctionnelle déjà existante, analyse de la concurrence, analyse des insatisfactions actuelles...) ;
• préparation physique de l'espace de travail (salle, support commun, trame type de recueil du besoin).

Dans la production, l'animateur veillera à :

• exposer le contexte et proposer une méthode de travail ;
• valider avec tous, au plus tôt, la compréhension de la problématique initiale ;
• ouvrir la réflexion avec tous les membres du groupe ;
• rester neutre sans orienter ni catégoriser ;
• ne pas s'enfermer dans les contraintes ;

Pour ce qui concerne l'animation, voici quelques conseils très opérationnels :

• mixer les méthodes de travail autant que nécessaire ;
• " tout " noter, séparer la phase de tri de celle de l'émission d'idées ;
• varier les supports : technique des post-it, paperboard, tableau blanc... ;
• faire deux groupes de travail si le sujet nécessite un grand groupe ;
• pousser à la reformulation pour démultiplier les idées ;
• donner dès le début la vision à long terme : planning des étapes de la démarche... ;
• ne pas hésiter à reporter le travail de caractérisation en dehors des réunions plénières ;
• obtenir le consensus du groupe pour la hiérarchisation ;
• et bien sûr, ne pas hésiter à rappeler la méthodologie de l'analyse fonctionnelle si elle n'est pas connue !

CAS d'une campagne publicitaire dans le domaine bancaire

Le tableau suivant mentionne un extrait de l'analyse fonctionnelle réalisée par une banque qui souhaitait faire découvrir un nouveau type de prêt immobilier à ses clients.

Cette analyse a permis de sous-traiter la réalisation d'une campagne publicitaire auprès d'une agence publicitaire.

En effet la réalisation de l'analyse fonctionnelle a permis de mettre en concurrence plusieurs agences et de retenir celle qui couvrait au mieux les attentes à satisfaire.