Fiche 03 : Le réseau des correspondants et des relais de communication

En résumé

Le réseau permet de créer des liens réguliers entre la direction de la communication et ses relais sur le terrain. Les membres du réseau sont porte-parole des préoccupations de leurs collègues. Ils expriment les questions et les attentes locales. Mieux informés de la stratégie et des orientations, ils peuvent plus facilement relayer les messages sur le terrain.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La communication interne ne peut rien si elle est coupée des réalités de terrain. La mise en oeuvre et l'animation d'un réseau de correspondants permettent de mesurer le climat au sein de l'entreprise. C'est aussi un moyen d'impliquer les managers, de leur donner des outils pour communiquer plus efficacement... et de contribuer à décloisonner les services. En participant à un même réseau, les relais de la communication, les cadres du marketing ou ceux de la production vont mieux se comprendre et trouver des centres communs d'intérêt.

Contexte

Les réseaux de communicants, mais aussi d'experts dans tous les domaines se développent de plus en plus. La communication interne n'échappe pas à ce mouvement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Recensez les territoires de votre entreprise. Ne vous arrêtez pas à la liste des différentes filiales ou directions : identifiez aussi les types d'intérêt et de préoccupation (vente, recherche, production, analyse des résultats, qualité).
• Définissez le profil idéal des correspondants. Choisissez de préférence des personnalités légitimes vis-à-vis de leurs équipes et de leurs collègues, déjà reconnues pour leurs qualités relationnelles.
• Communiquez sur les atouts du réseau. Vous devez séduire vos interlocuteurs et leur démontrer ce qu'ils ont à gagner en participant au réseau.
• Organisez des rencontres régulières et structurées.
• Alimentez la réflexion et la vie du réseau. Rédigez les comptes rendus de réunion au plus tard 48 heures après la réunion. Mettez en ligne l'actualité de la communication interne et sollicitez régulièrement vos correspondants.
• Tenez compte des propositions des correspondants. Ces derniers doivent avoir l'impression d'être indispensables et de contribuer à l'avancement de la politique de communication interne, faute de quoi, votre réseau s'étiolera.
• Affichez les résultats. Rédigez chaque année un bilan du réseau : thèmes abordés, suggestions proposées, actions mises en oeuvre. N'oubliez pas de communiquer les résultats aux correspondants du réseau, à leur hiérarchie et au comité de direction.

Méthodologie et conseils

Au-delà de vingt participants (et en deçà d'une dizaine), vous aurez du mal à créer une dynamique de travail. Rien n'empêche chaque correspondant d'animer son propre réseau sur son site.

Pensez à organiser (ou à proposer) une rotation au sein du réseau. Vos correspondants peuvent avoir envie de tourner la page et vous de faire entrer " du sang neuf " dans le groupe.

Une fréquence mensuelle des réunions constitue un bon rythme. En revanche, vous devez alimenter l'intranet tous les jours ou au moins toutes les semaines.

Comment être plus efficace ?

Valorisez les correspondants

L'activité des correspondants doit être reconnue par la hiérarchie, notamment lors des entretiens d'évaluation annuels (contrats d'objectifs annuels et collectifs). N'hésitez pas à mettre à l'honneur les bonnes idées et les réalisations (sur le réseau social d'entreprise, dans le journal interne ou lors des réunions). Vous contribuerez ainsi à développer la dynamique d'échanges au sein de l'entreprise en montrant l'intérêt de partager les informations et de débattre avec ses pairs.

Jouez sur l'exclusivité et l'effet " avant-première "

Les animateurs de réseaux de dirigeants d'entreprise ou de journalistes ont compris depuis longtemps qu'ils doivent privilégier leurs adhérents s'ils veulent continuer à être attractifs. Pensez à toujours informer vos correspondants dès que possible et à jouer sur l'effet d'exclusivité. Réservez leur un fil d'informations pour leur annoncer l'actualité digitale. Envoyez-leur les communiqués de presse dès que vous les adressez aux journalistes, les invitations à une soirée ou un salon dès que les cartons sortent de chez l'imprimeur. Procédez de même pour tous les outils et supports traditionnels ou numériques (vidéos, jeux concours, événements, affiches, plaquettes, livre d'histoire, BD, cartes de voeux, cadeaux...).

Recherchez la complémentarité avec les autres réseaux

Pour autant, vous ne devez pas garder les informations pour vous. Le réseau des communicants doit contribuer à développer le système de connaissances de l'entreprise. Le partage de l'information est capital pour accompagner les changements et amener les salariés à modifier leurs comportements.

Pensez globalement et agissez au plus près du terrain

Le réseau n'a pas vocation à gommer toutes les différences. Les remarques et propositions des correspondants permettent d'affiner la stratégie globale. Les échanges entre participants peuvent enrichir les pratiques et donner jour à différentes expériences sur le terrain.

Créez un espace coopératif

À l'heure des nouvelles technologies, il serait dommage de se priver des ressources offertes par le Net. Un espace dédié au réseau permet de donner vie à la communauté des correspondants. En accord avec eux, vous décidez des ressources à partager (liste de diffusion, comptes rendus de réunions, descriptifs d'outils, messages à relayer, fiches pratiques, base de données d'agences et d'intervenants, exemples de réalisations). Si vous souhaitez développer les échanges interactifs, pensez aux outils comme le " blog " ou le " chat ".

Rédigez des comptes rendus limités à l'essentiel

Inutile d'écrire des pages et des pages de texte. Limitez-vous à l'essentiel : les thèmes abordés durant la réunion ; les intervenants ; les questions posées ; les réponses apportées ; les acteurs (qui fait quoi) ; le planning. Chaque compte rendu est envoyé dans les quarante-huit heures à tous les membres du réseau (y compris les absents à la réunion). Le plus simple est d'utiliser la messagerie électronique.

EXEMPLE du Club des managers com'

Enjeux

Échanger les bonnes pratiques ; renforcer la culture d'entreprise.

Cible

Les managers opérationnels de l'entreprise.

Conditions d'accès

Participer au moins à une action de communication dans l'année (organisation d'un événement, conférence de presse, cellule de crise).

Offre de communication

Tables rondes, petits-déjeuners ou soirées animées par des experts de la communication et du management (ex. : les enjeux de la communication digitale, communiquer en situation de crise, les outils de la communication de projet, la communication interne dans un contexte international) ; ateliers-débats sur des thèmes liés à l'actualité de l'entreprise ; proposition d'outils partagés (plate-forme, revue de presse, comptes rendus des conférences et des ateliers, visites de sites ou de services).