Fiche 02 : La communication managériale

LES 5 COMPOSANTES D'UNE COMMUNICATION MANAGÉRIALE RÉUSSIE

En résumé

La communication managériale est un des vecteurs clés de la communication interne. Les études montrent, en effet, que les cadres jouent un rôle décisif dans la transmission des informations et l'adhésion des salariés aux décisions stratégiques. Un des enjeux de la communication interne est de jouer un rôle de conseil auprès des managers et de préparer pour eux des supports de communication efficaces (messages clairs et structurés, supports objectifs et attractifs).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La communication managériale vise à amener les managers à incarner la stratégie d'entreprise auprès de leurs équipes. En effet, les entreprises qui mettent la communication au coeur de leur management quotidien connaissent moins d'absentéisme, moins de conflit, une meilleure ambiance de travail... Et plus de productivité. Leurs équipes sont plus performantes et peuvent mieux répondre aux exigences du marché ou de la société civile.

Contexte

L'implication des cadres s'avère indispensable pour permettre aux équipes d'adhérer à des décisions stratégiques de plus en plus souvent difficiles à comprendre, paradoxales, voire en contradiction avec les valeurs affichées.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Impliquez les managers dans les processus de prise de décision, en particulier dans la déclinaison opérationnelle de la stratégie. Les études montrent, en effet, que les managers sont plus enclins à relayer les messages lorsqu'ils sont associés à leur production et lorsqu'ils sont convaincus de leur bien-fondé.
• Associez la direction des ressources humaines. Les managers sont insuffisamment évalués sur leurs capacités à communiquer. Il importe donc de fixer à chacun d'eux des objectifs quantifiables et mesurables lors des entretiens d'évaluation.
• Définissez les rôles. La communication managériale est une fonction partagée entre les cadres et les professionnels de la communication. Les communicants doivent avant tout jouer un rôle de conseil et de formation auprès des cadres pour élaborer des stratégies, des plans et des supports de communication. Les managers opérationnels sont en première ligne vis-à-vis de leurs équipes et doivent porter les messages.
• Définissez un plan d'action.
• Évaluez ses effets chaque année.

Méthodologie et conseils

Limitez le recours abusif aux outils de communication. Les managers assimilent souvent, à tort, la communication et ses outils. Or le meilleur kit de communication ne sera efficace que commenté et discuté. L'essentiel de la communication managériale repose sur la qualité du dialogue et de l'échange. Le recours massif aux nouvelles technologies, notamment aux messages électroniques, ne conduit pas les personnes à communiquer davantage, mais débouche souvent sur une profusion d'informations en ligne.

Jouez sur la communication relationnelle. Au-delà de leurs compétences techniques, les managers doivent aussi posséder des compétences relationnelles. Ils doivent répondre aux aspirations de leurs collaborateurs en les écoutant, développant leur autonomie et en les associant le plus possible. Ils doivent être capables de valoriser les réussites individuelles et collectives et être en mesure de répondre aux interrogations lors des changements de toute nature (déménagement, fusion, entrée en Bourse).

Comment être plus efficace ?

Apporter des réponses concrètes aux difficultés rencontrées par les cadres :

Montrez l'efficacité de la communication interne au quotidien

Problème posé : les managers identifient ce que leur coûte la communication (du temps, de l'énergie), mais ne voient pas ce qu'elle peut leur apporter ni comment elle peut contribuer à résoudre des problèmes.

Solutions possibles : un tableau de bord très simple peut y contribuer. Proposez-leur plusieurs exemples de suivi (nombre de réunions, thèmes abordés, décisions prises, ajustement, évolution de la productivité et de l'absentéisme).

Trouvez les arguments clés

Problème posé : les managers sont souvent inquiets face aux évolutions constantes et aux orientations stratégiques. Ils ne savent pas comment relayer auprès de leurs équipes des informations auxquelles ils n'adhèrent pas nécessairement.

Solutions possibles : une boîte aux questions ou un chat interne destinés à recueillir les interrogations des managers. Un engagement de la direction à répondre aux questions posées. Rédiger des argumentaires pour traduire les orientations en langage clair et accessible par tous. Associer les managers à la rédaction et la validation de ces messages.

Hiérarchisez les messages

Problème posé : les managers sont pris dans un système de double contrainte. L'entreprise leur demande tout à la fois : augmenter la production, réduire le temps de travail mais aussi prendre du temps pour communiquer et créer une bonne ambiance au sein des équipes...

Solutions possibles : rechercher l'appui de la direction générale pour développer une culture de la communication et de l'échange. Créer des points d'information au plus près des équipes de travail. Rédiger des messages clairs et accessibles à tous. Hiérarchiser l'information.

Passez d'une logique de l'encadrement à une culture du management

Problème posé : la culture du management n'est pas encore entrée dans les moeurs. Beaucoup de responsables pensent " manager " en transmettant des instructions à leurs subordonnés, alors qu'ils doivent être capables de favoriser la coopération au sein des équipes.

Solutions possibles : développer avec les ressources humaines des dispositifs de formation au management. Concevoir des dispositifs de communication dédiés aux managers pour les aider à développer leurs compétences relationnelles. Organiser des ateliers sur le thème du management en invitant des consultants et des experts. Développer les échanges entre managers (prix du meilleur manager interne, foire aux meilleures idées)

EXEMPLES d'Opérations de communication managériale

La communauté des managers

L'idée : créer un espace d'échanges entre pairs qui aide les managers à mieux communiquer. Échanger de façon informelle sur l'actualité (évolution du marché ou des technologies, changement d'organisation, mouvements internes, rumeurs, crise).

Un réseau collaboratif et des rencontres informelles organisées par la communication interne, chaque manager peut exprimer librement ses interrogations, ses doutes face à un événement ou une nouvelle orientation. La fréquence de ces réunions dépend de l'actualité. Les managers peuvent se réunir une fois par semaine ou une fois par mois. Un message électronique prévient les participants, la veille ou le jour même de la réunion. Durée : entre une demi-heure et une heure.

Les petits-déjeuners de l'information

L'idée : informer les cadres de l'actualité, les amener à dialoguer régulièrement avec la direction pour faire de ce moment un exercice d'entraînement à la prise de parole en public.

• Des petits-déjeuners hebdomadaires sur site réunissant une dizaine de cadres, animés par deux représentants du comité de direction.
• Sujets abordés : thèmes liés à l'actualité.
• Modalités : comme précédemment, il s'agit d'amener les cadres à s'exprimer, à poser des questions et débattre.
• Durée : une heure et demie.

La réunion annuelle des cadres

L'idée : permettre un échange direct entre les cadres et la direction générale, donner aux cadres des clés pour répondre à leurs équipes.

• Une table ronde entre la direction générale et les cadres, à l'issue de la présentation des résultats financiers annuels.
• Toutes les questions peuvent être posées.
• Durée : une heure et demie.

La boîte à outils du manager

L'idée : permettre aux managers de communiquer plus efficacement avec leurs équipes.

• Une formation de deux jours par groupe d'une dizaine de participants.
• Thèmes abordés : tous les outils utiles aux managers (conduite d'entretien, animation d'une réunion d'information, attitudes à privilégier dans la communication, les règles de la communication digitale, les dispositifs de communication interne).
• La pédagogie met l'accent sur l'analyse des pratiques et privilégie les échanges entre participants (toujours dans l'idée de développer les capacités à communiquer).