Chapitre X : TRAVAILLER AVEC UNE AGENCE

Qu'elle soit conseil en stratégie, créatrice d'événements, spécialiste des relations presse, de la communication de crise ou de la communication digitale, une agence de communication est avant tout un prestataire de services choisi pour ses compétences, son objectivité et son regard neuf sur les problèmes de communication.

Pour être efficace, la relation entre une entreprise et son agence doit être fondée sur des bases claires et des règles de travail posées dès le départ.

Travailler avec un seul interlocuteur

Le plus simple et le plus efficace est d'avoir un interlocuteur identifié. À lui ou elle de se débrouiller pour répartir les tâches entre les différents acteurs au sein de l'agence. Cette organisation représente un gain de temps pour l'annonceur. C'est aussi un gage d'efficacité et une garantie contre la dilution des responsabilités. Quand plusieurs chargés de clientèle ou de budget travaillent pour le même client, il n'est pas rare qu'ils se renvoient la balle. Cela ne facilite pas le travail...

Une fois le rapport de confiance établi avec votre interlocuteur, abstenez-vous de vous prononcer sur le choix de ses intervenants. Sinon, vous risquez de lui rendre la vie impossible.

Demander un suivi périodique

Impossible de bien travailler avec une agence sans un suivi périodique formalisé. En général rédigé une fois par mois, ce document rend compte des réunions qui se sont déroulées durant le mois écoulé et des dernières décisions. Il fait le point sur l'avancement des travaux et délivre des justificatifs (décompte du temps passé, devis, factures). L'entreprise a tout intérêt à organiser, une fois par an, une réunion avec son agence conseil en communication pour dresser le bilan des actions et évaluer les résultats de l'année. Vous pouvez également évaluer la communication tout au long de l'année, par exemple à la fin d'un salon, après un événement ou après le lancement d'un réseau social d'entreprise. Cette méthode présente l'avantage de l'immédiateté et contribue à la clarification des relations entre l'entreprise et l'agence.

Surveiller les budgets

Les frais techniques sont à l'origine de la plupart des mauvaises surprises. Les commanditaires novices ne se rendent pas compte à quel point ce poste peut être exponentiel. Si vous voulez limiter les dépassements budgétaires, vous devez faire preuve de la plus grande vigilance et en particulier : exiger des devis précis pour toutes les opérations ; disposer de ces devis suffisamment tôt pour les comparer aux prix du marché pour, le cas échéant, avoir recours à d'autres fournisseurs ; exiger de signer tous les documents d'impression ou d'exécution avant la fabrication définitive ; vérifier si la production est réalisée au sein de l'agence ou sous-traitée. Dans ce cas, l'agence retient généralement 5 à 10 % sur les frais techniques.

Vous pouvez aussi signifier à votre agence que vous refuserez d'honorer les dépassements supérieurs à un montant déterminé a priori, par exemple en notant sur le contrat " la facture finale n'excédera pas 10 % du devis initial ".

Pourquoi travailler avec une agence ?

• Pour bénéficier d'une expertise ou de compétences pointues dans un domaine que vous ne maîtrisez pas (communication financière, organisation d'un salon à l'étranger, communication de crise, relations presse, communication digitale).
• Pour réaliser dans l'urgence une action si les ressources internes vous font défaut (cadeau pour des invités de marque, vidéo d'un séminaire, affichage surprise).
• Pour prendre du recul et bénéficier d'un regard extérieur.
• Par besoin de confidentialité lorsque vous voulez réfléchir à une nouvelle stratégie.

Des interventions très diversifiées

Les entreprises font appel aux agences pour des opérations très diverses qui peuvent aller du conseil en stratégie de communication à la réalisation de vidéos ou de supports numériques ou traditionnels en passant par la conception d'un site ou d'un blog, la réalisation de stands, l'animation d'un compte twitter, la scénographie d'un événement, l'élaboration d'une conférence ou la mise en oeuvre de relations avec la presse.