Fiche 02 : Le rétroplanning

RÉTROPLANNING DU PRIX DE LA MEILLEURE E-NEWSLETTER

En résumé

Le rétroplanning est un des outils classiques de la conduite de projet. Il a été adopté par les responsables de communication pour recenser les actions à réaliser avant et après le jour " j ", et prendre si besoin des décisions correctives.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le rétroplanning a pour première fonction de préciser le calendrier de réalisation d'un événement. Il permet de mettre à plat toutes les tâches et actions à effectuer en les inscrivant dans le temps. C'est un outil précieux pour piloter le projet en temps réel et vérifier si tout a bien été effectué en temps et en heure, s'il faut ajuster et prendre des décisions correctives.

Contexte

Le rétroplanning peut être élaboré à partir d'autres plannings détaillés, eux-mêmes structurés par étapes, par période ou par activité (édition, communication, assurances, logistique, pilotage). Dans le cadre de très grands événements, comme le montage d'un salon international ou d'une manifestation impliquant de très nombreux acteurs, il est conseillé d'établir un planning en réseau. Ce document met en évidence les liens de dépendance entre les actions (activités pouvant être menées parallèlement, dates limites de démarrage et de fin, lien entre le début et la fin d'une activité). Il permet ainsi de déterminer le chemin critique ou chemin le plus rapide pour parvenir au but recherché.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Listez toutes les tâches à effectuer. Ne négligez aucun détail. Vous devez inviter 2 000 personnes à une assemblée générale ? Il vous faut bien sûr trouver un lieu susceptible de les accueillir. Mais vous devez aussi vérifier ce chiffre une fois les invitations envoyées et organiser les déplacements si nécessaire, trouver des traducteurs, penser aux régimes et interdits alimentaires...
• Classez les tâches en fonction du jour " J " et les unes par rapport aux autres. Pour certaines, comme la conception d'un carton d'invitation, l'opération est facile à réaliser. Vous savez qu'il faut rédiger le texte, puis le faire valider, pour ensuite demander à l'imprimeur de le mettre en forme avant de signer le BAT. Pour d'autres, il faut mettre à jour les relations entre les tâches et bien mesurer le temps de réalisation.
• Actualisez votre document au fil de l'eau. Un rétroplanning n'est pas seulement une check-list que vous pointez consciencieusement au fur et à mesure de l'avancement de votre projet. Vous devez l'actualiser en tenant compte des impondérables (retards, nombre de participants à la hausse ou à la baisse, incidents ou accidents).
• Archivez. Lorsque vous aurez à bâtir un événement de même nature, vous gagnerez beaucoup de temps en vous appuyant sur les expériences précédentes.

Méthodologie et conseils

Lorsque vous avez plusieurs événements à mener de front, il peut être utile de les afficher dans votre bureau sous forme de tableau synthétique. Vous verrez ainsi d'un seul coup d'oeil les actions à mener pour chacun des événements.