Fiche 05 : Le dispositif d'accueil et d'intégration

UNE COMBINAISON ENTRE LA RÉALITÉ ET LE VIRTUEL POUR FACILITER LE SENTIMENT D'APPARTENANCE

En résumé

Le dispositif d'accueil vise à créer les meilleures conditions possibles pour l'arrivée et l'intégration de nouveaux collaborateurs dans l'entreprise. Ses modalités varient en fonction de la taille, de l'activité de l'entreprise, du nombre de personnes accueillies et de la politique des ressources humaines.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le dispositif d'accueil a pour ambition de donner aux nouveaux collaborateurs les clés et les repères pour s'investir dans leur nouveau collectif de travail. Il a aussi pour vocation de profiter de l'arrivée de nouveaux venus dans l'entreprise pour croiser les regards et amener anciens et nouveaux à confronter et partager leurs expériences. Dans tous les cas, il s'agit de faire de l'entrée dans l'entreprise un moment propice à l'engagement.

Contexte

L'identité professionnelle des salariés s'exprime aujourd'hui davantage dans l'exercice d'un métier que dans l'appartenance à un groupe ou à une entreprise. Dans un monde où les entreprises se disputent les marchés et les talents, les directeurs de ressources humaines et les responsables de la communication interne connaissent le prix d'un bon climat interne et la valeur de l'esprit d'équipe. Ils savent aussi que les premiers instants passés dans l'entreprise sont déterminants.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Définissez votre projet. En un mot, préparez votre brief.
• Faites appel à une agence ou montez une équipe projet.
• Validez la proposition. L'équipe projet ou l'agence vous propose un ou plusieurs scénarios possibles, à partir de l'analyse du brief et des éléments que vous aurez fournis. Vérifiez bien l'adéquation entre ces propositions et votre cahier des charges.
• Créez les outils et les supports de communication. A minima, votre dispositif d'accueil comportera une procédure listant les incontournables.
• Définissez les modalités d'accompagnement des nouveaux collaborateurs.
• Mettez en oeuvre le dispositif.
• Évaluez.

Méthodologie et conseils

Pour concevoir un dispositif d'accueil efficace, vous devez travailler de façon étroite avec la direction des ressources humaines et avec les managers. Comme toujours, veillez à ce que le dispositif proposé soit cohérent avec la culture de l'entreprise. Les supports remis doivent être intéressants et attirants, à l'image de votre entreprise. Les animations et le parcours proposés doivent permettre très rapidement aux nouveaux collaborateurs de trouver leurs marques et de donner le meilleur d'eux-mêmes.

Comment être plus efficace ?

Pensez le dispositif dans la durée.

Préparer l'arrivée des nouveaux

Identifiez les questions clés à se poser avant le jour " j " : est-ce qu'un espace est prévu pour accueillir le salarié (bureau, armoire...) ; le matériel et l'équipement dont il aura besoin sont-ils disponibles (fournitures, engins, ordinateur, équipements de protection individuelle...) ; les autres salariés ont-ils été informés et sollicités pour accueillir le nouveau (date d'arrivée, emploi, mission, positionnement, profil...) ; qu'est-ce qu'il doit impérativement savoir pour commencer à travailler ; quels sont les documents à lui remettre à son arrivée ; qui est le mieux placé pour assurer son suivi dans l'entreprise ; qui sera chargé de l'accueillir ; quelles vont être ses premières activités ; dans quel domaine devra-t-il être formé et qui s'en chargera ; pendant combien de temps faut-il prévoir un suivi.

Donnez un visage et une âme à votre dispositif

Même si la communication digitale gagne tous les jours du terrain, la réussite d'une intégration passe avant tout par la qualité des relations humaines. Le référent (tuteur, parrain, cadre) que vous désignerez accompagnera le nouveau collaborateur tout au long de sa période d'intégration. Il sera là pour lui transmettre toutes les informations utiles, le former à son poste de travail ou lui expliquer sa mission, l'encourager et le soutenir.

Faites du dispositif une opération de communication interne

Définissez un plan d'actions de communication pour expliquer en interne les objectifs et les modalités du dispositif d'accueil et d'intégration. Créez des supports ou des outils spécifiques (Web série, livret d'accueil, portraits, fiches pratiques, messages de bienvenue...). Proposez à d'anciens tuteurs ou référents d'apporter leurs témoignages, valorisez les expériences dans votre journal interne, sur votre Web TV ou dans vos autres supports (communautés internes...).

Accueillir le salarié

Faites du jour " J " un événement à part entière. Préparez les différentes étapes, de l'arrivée du nouvel embauché jusqu'à la fin de la journée, en étant attentif à ne pas faire de ce moment un marathon, mais un moment de rencontres, d'informations et d'échanges conviviaux.

Organisez un espace d'échanges entre anciens et nouveaux

Le dispositif d'intégration ne se limite pas au jour " J ". Durant les premiers mois de présence d'un collaborateur, les directions des ressources humaines organisent un suivi en s'appuyant sur les tuteurs et les managers. De son côté, la communication interne annonce l'événement et le valorise dans ses supports on et off line.

EXEMPLES de Team building, le jour " J "

Comment s'y prendre ?

Exemples qui ont fait leurs preuves

Le speed dating : l'animateur remet à chaque participant une carte sur laquelle figure le nom des personnes de sa " famille " et lui demande de récupérer la fonction et le numéro de téléphone de chacun ses proches. Au bout de 30 minutes, il propose des thèmes de discussion pour permettre à chacun de se repérer (exemple : qui travaille sur le même projet, quelles sont les complémentarités et les différences au sein de la famille...).

L'atelier de cuisine : les participants sont séparés en deux ou trois équipes. Chaque équipe doit composer un repas complet (entrée, plat, dessert). Il s'agit de réussir en un temps limité à travailler ensemble sans se connaître au préalable, à se mettre d'accord, à se répartir les tâches et à gérer les imprévus. Le moment de la dégustation est bien sûr propice aux échanges.

La réalisation d'une vidéo : durant une journée, les participants doivent concevoir le scénario d'un court-métrage, réaliser le tournage et effectuer le montage. Sous l'oeil attentif de professionnels, ils se répartissent les rôles : réalisateur, cadreur, preneur de son, scripte, accessoiriste, éclairagiste, acteurs... À l'issue du montage, la vidéo peut être mise en ligne sur votre site ou sur Internet (YouTube, Facebook...). Elle peut aussi être utilisée lors d'un événement interne.