Fiche 03 : Gérer le démarrage du projet design

La phase zéro du projet design

En résumé

Le projet design s'appuie sur le cahier des charges, le point de repère de tous les membres de l'équipe. Lors du démarrage, le chef de projet joue un rôle important pour installer un climat favorable à la création d'une identité commune tout en reconnaissant les spécificités de chaque membre. Les faire travailler ensemble sur une activité consensuelle va leur permettre d'apprendre à se connaître. Les activités classiques sont, par exemple, la recherche d'informations sur le projet, l'identification de tendances. Chacun apporte son regard de spécialiste. Cette action dite " phase zéro " est en soi essentielle pour le projet, mais, en sus, elle crée un socle de confiance.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La phase zéro (réunion de lancement, activité de recherche, préparation du déroulé) est l'occasion pour chacun de découvrir le projet, les contraintes (calendrier et réunions de suivi, budget alloué, livrable attendu) mais aussi les autres membres de l'équipe. Plus le projet est source de perturbations pour l'organisation, plus le temps de démarrage doit être préparé avec soin. Les enjeux diffèrent s'il s'agit de la création du n-ième produit d'une gamme existante ou si l'objectif est une recherche de diversification d'activités.

Le designer doit avoir conscience des répercussions stratégiques du projet pour appréhender les éventuelles réticences des uns et des autres. Le chef de projet peut l'accompagner dans cette compréhension. L'objectif premier de cette phase est de créer une identité sociale, un " clan ".

Contexte

• Les entreprises encore novices dans le projet design et celles sans designer intégré ont intérêt à impliquer le designer extérieur dans la préparation du démarrage, mais aussi à tester le programme de cette réunion auprès de quelques membres de l'équipe.
• Un projet design d'envergure peut impliquer une réunion de lancement où le dirigeant et son équipe sont au-devant de la scène. Les dimensions politiques et stratégiques du projet sont ainsi notoires.

Comment l'utiliser ?

étapes

• Diffuser le cahier des charges à l'ensemble des membres du projet et prévoir des espaces de dialogue avant, pendant et après la réunion de lancement.
• Orchestrer la réunion de lancement (ordre du jour, rappel de l'objectif et des contraintes). Indiquer clairement en quoi ce projet est " design " et rappeler son lien avec la stratégie design de l'organisation. Présenter l'ensemble des membres de l'équipe (et éventuellement l'agence de design), son fonctionnement, les ressources allouées.
• Établir le rétro-planning et évaluer le temps à consacrer à chacune des étapes. En raison de l'incertitude liée à un projet créatif, ces durées peuvent évoluer.
• Présenter le travail à mener immédiatement après la réunion de lancement pour que chacun ait le sentiment d'appartenir au même groupe.

Méthodologie et conseils

• Pour faciliter la découverte des uns et des autres, prévoir une activité favorable à la création de plusieurs sous-groupes.
• L'énoncé de l'exercice par le chef de projet doit permettre d'orienter l'activité de manière à ce que chacun se reconnaisse dans l'autre. Les expressions telles que " confronter vos regards " sont donc à éviter.