Fiche 03 : Sauvegarder le patrimoine design

Le patrimoine en 5 actions

En résumé

La sauvegarde du patrimoine design consiste à le protéger en vue du futur (court, moyen, et long terme) de l'entreprise. Il peut s'agir de penser le transfert des connaissances créées, le rendre accessible aux personnes désignées ou encore de le formaliser dans la GED (Gestion électronique des documents). Quand il s'agit uniquement des résultats des projets design, l'entreprise peut choisir de traiter le patrimoine comme une oeuvre à exposer à tous les salariés, mais aussi aux clients, fournisseurs, voire au grand public. Par exemple, la RATP, Renault ou la SNCF proposent des expositions de leur patrimoine en design produit, graphique, sensoriel etc.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Cet outil permet aux managers d'être vigilants sur la préservation des biens matériels et immatériels crées tout au long du projet design. Ils anticipent le départ des acteurs (retraite, départ volontaire ou non) en organisant des rencontres pour échanger et transférer les connaissances, en imposant à tous de compléter la GED. Ils sollicitent les ressources juridiques pour le protéger (outil 41). Ils restent prudents face aux menaces d'espionnage industriel en pensant aux autorisations d'accès des logiciels et archives pour éviter leur destruction ou leur perte.

Contexte

• En cas de pyramide des âges inversée dans l'équipe du projet design et plus globalement en cas de départ de personnes clés, les entreprises doivent travailler au passage de flambeau entre les anciens et les plus jeunes par les mécanismes de l'outil 39.
• Les entreprises organisent des expositions permanentes ou des manifestations ponctuelles retraçant l'évolution de leur patrimoine. Par exemple, en 2015, le Groupe St-Gobain présente une exposition itinérante dans plusieurs pays pour le grand public à l'occasion de ses 350 ans.

Comment l'utiliser ?

étapes

• Définir le " patrimoine design " : Est-ce uniquement tous les produits commercialisés, quel que soit le degré de nouveauté ? Comment considérer les versions béta, les prototypes, les maquettes, les dessins, des projets en cours ? Quid des biens immatériels ?
• Identifier le lieu d'archivage : Certaines entreprises font le choix de tout réunir au même endroit et d'autres mixent (lieu physique et/ou virtuel).
• Gérer le patrimoine : Il faut penser la gestion des actifs entrants et sortants, pour garantir leur intégrité (physique pour certains produits).
• Mettre en valeur le patrimoine : Des spécialistes de l'histoire contemporaine peuvent être sollicités pour tracer la trajectoire de l'entreprise, ainsi que des commissaires d'expositions et des experts en communication.
• Motiver les acteurs à enrichir le patrimoine : Compléter la GED est souvent considéré comme une tâche administrative peu attractive. La direction doit la rendre simple, facile et gratifiante.

Méthodologie et conseils

• Les individus jouent un rôle central pour cet outil.
• La sauvegarde du patrimoine design est de la responsabilité de tous les acteurs. La direction doit les sensibiliser à l'impact de leurs actions.
• Une entreprise ne doit pas hésiter à solliciter les conseils d'experts en espionnage industriel et en cybercriminalité.

Comment être plus efficace ?

Le cas des archives physiques et du cloud-computing

Sauvegarder le patrimoine design impose un système d'archivage. Plus l'entreprise croît et plus elle crée de nouveaux produits, plus les archives sont enrichies. Cependant, cette activité nécessite une gestion rigoureuse qui peut devenir lourde et coûteuse. En effet, il suffit d'observer les ressources nécessaires au maintien et au développement des archives publiques pour mesurer combien l'intention de sauvegarder le patrimoine devient vite complexe quand il s'agit de sa mise en oeuvre.

Grâce au numérique, de nombreuses entreprises ont dématérialisé les archives pour les déposer dans des dossiers sur le cloud-computing. Il s'agit d'une technologie conçue pour augmenter la capacité ou ajouter de nouvelles compétences dans le système existant sans investir dans une nouvelle infrastructure, et sans avoir à former de nouveaux salariés ou obtenir une nouvelle licence. Concrètement, le cloud permet l'accès, via un réseau de télécommunications, à la demande et en libre-service, à des ressources informatiques partagées configurables. Les entreprises peuvent solliciter différents types de clouds : (1) le cloud privé est réservé à une seule organisation, (2) le cloud public est ouvert à de nombreuses organisations, (3) le cloud communautaire regroupe plusieurs organisations ayant un objectif privé partagé et (4) le cloud hybride réunit les trois autres types de clouds.

En matière de design, on comprend que cette technologie ne peut pas totalement remplacer les archives physiques en raison même de la nature des biens à sauvegarder : des produits, des maquettes, des prototypes, un toucher, une odeur... Quoi qu'il en soit, les avantages paraissent évidents en matière de protection du patrimoine design : réduction de la place physique, accessibilité sans restriction de lieu et de temps (sous réserve d'avoir les codes adéquats). Lecloudpermet à tous de voir (en 2D et en 3D), d'entendre et de lire les descriptifs des produits.

Toutefois, des risques existent pour les entreprises. Par exemple, la concentration de données attire les hackers. Les données en transit et/ou conservées sur le serveur doivent être en sécurité sur le plan matériel en cas d'intrusion malveillante dans un data center. Dans le cas d'un serveur partagé avec d'autres entreprises, les données ne doivent pas se mélanger avec celle des autres. Les entreprises peuvent se retrouver en situation de dépendance avec le serveur ce qui est une menace pour leur liberté de décision. C'est pour cela que les entreprises sont notamment encouragées à encrypter et rendre anonymes les données lors du stockage et du transfert, tout comme à préserver le contrôle du service sollicité.

Le patrimoine design sauvegardé sur le cloud est ainsi à réfléchir vis-à-vis de ces risques. Les traces physiques déposées dans des archives s'avèrent, non seulement incontournables compte tenu de la nature du bien à sauvegarder, mais aussi un moyen pertinent pour contrer ces risques. La question reste, alors, de déterminer quels sont les biens à déposer dans les espaces d'archives physiques qui ont généralement des mètres carrés restreints.

CAS de la cybercriminalité en design

Selon le groupe de travail interministériel sur la lutte contre la cybercriminalité (2014), on peut définir cette pratique comme " toutes les infractions pénales tentées ou commises à l'encontre ou au moyen d'un système d'information et de communication, principalement Internet ". Le patrimoine design " mis en sécurité " sur des serveurs internes et/ou externes peut ainsi être l'objet d'une telle attaque. Or, il faut savoir qu'entre le début d'une attaque et sa détection, il peut d'écouler plus d'une année. Les hackers ont largement le temps de récupérer les dessins, les croquis, les photos de maquettes et autres documents stratégiques sur le nouveau produit.

Quand le design est une source d'avantage concurrentiel certaine pour une entreprise, le design manager doit rester vigilant à la sauvegarde de ce " fonds documentaire " particulier. Sans tomber dans l'excès de prudence, les recommandations classiques données en matière de sécurité des données informatiques s'appliquent sur les projets design. Les PME ne doivent pas se croire à l'abri des attaques des hackers, car elles seraient moins médiatisées.