Fiche 07 : Animer une réunion à distance

Dynamiser les échanges à distance

En résumé

La réunion à distance constitue un levier important pour animer de manière dynamique des interlocuteurs dispersés géographiquement.

Son animation va porter sur quatre thèmes principaux :

• le bilan des actions et leurs résultats ;
• les partages d'expériences ;
• ce qui reste à faire : la " to do list " ;
• les règles du jeu entre les acteurs : ce qui va et ce qui ne vas pas.

Elle constitue une " vitrine " de l'efficacité du management transversal. C'est à cette occasion que le manager transversal va rendre motivant les bilans et les objectifs sur lesquels il travaille avec les contributeurs.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Animer les échanges entre les différents acteurs.

Partager des informations clefs sur l'avancée des activités.

Co-responsabiliser les acteurs en leur donnant la parole.

Contexte

Pour fédérer les acteurs dispersés en les réunissant à distance autour d'objectifs communs.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Préparer ces réunions en effectuant un lobbying en amont.
• Trouver des sujets attractifs donnant envie aux interlocuteurs d'être des contributeurs actifs.
• Animer de manière dynamique les réunions à distance.

Méthodologie et conseils

• Préparer des alliances en amont et vendre la réunion

Se poser les questions clefs : quelles réalisations attendez-vous pendant et après la réunion ? Qui sont les participants et quels sont leurs enjeux ?

Traiter individuellement avec les opposants potentiels pour identifier leurs freins en amont ; solliciter une co-animation sur certains sujets sensibles.

Prévoir l'appui des hiérarchiques pour asseoir sa légitimité si nécessaire.

Solliciter certains participants pour obtenir leurs avis.

Contacter les acteurs au téléphone afin de personnaliser les relations avec eux.

• Capter l'attention

Dynamiser la réunion comme le fait un animateur de radio avec ses auditeurs.

Créer des interactions en questionnant souvent ses interlocuteurs.

Faciliter des échanges fluides en mettant en place des règles du jeu favorisant des débats constructifs.

Ralentir son débit de voix et utiliser un vocabulaire simple et imagé afin de rendre accessible ses informations.

Créer un événement toutes les trois minutes comme ce manager qui interpelle ses interlocuteurs par leur prénom et les invite à prendre position sur les idées échangées ; il nomme cette séquence " j'achète, je n'achète pas ".

Capter l'attention des utilisateurs comme ce manager transversal qui invite une personnalité extérieure ou un V.I.P à s'exprimer pour apporter une contribution sur un domaine d'expertise peu connu et pouvant intéresser l'ensemble des contributeurs.

• Savoir faire parler chacun

Empêcher les personnes de monopoliser le temps de parole.

S'assurer que chacun respecte l'autre sans couper la parole.

Rappeler aux participants de se nommer avant de prendre la parole.

S'adresser à chacun personnellement et les appeler par leur prénom (et lieu si nécessaire).

Choisir une personne au hasard et lui demander de résumer ou de reformuler ce qui a été dit.

Vérifier régulièrement la bonne compréhension de ce qui est dit en utilisant des feedbacks.

Faire s'exprimer les personnes timides ou silencieuses.

Faites des synthèses intermédiaires, la conclusion sera ainsi plus facile.