Fiche 01 : Le cadrage des zones d'autonomie

Répartir les rôles entre manager hiérarchique et manager transversalClarifier les zones d'autonomie

En résumé

Le manager transversal doit faire alliance avec le manager hiérarchique afin d'obtenir toute son implication et son engagement pour la réussite de la mission transversale.

Pour cela, il clarifie les zones d'autonomie de chacun pour créer l'alliance et éviter des malentendus. Cette clarification porte sur quatre thématiques :

• les résultats attendus ;
• les modes de fonctionnements ;
• les contributions attendues et les modalités d'aide ;
• les engagements réciproques.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Identifier et clarifier les rôles respectifs du hiérarchique des acteurs et du manager transversal.

Trouver un accord satisfaisant pour les deux parties.

Contexte

Le travail à distance, les acteurs multiples, les interactions nombreuses sont autant de facteurs de malentendus pour les contributeurs sur les rôles respectifs du manager transversal et du hiérarchique.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Clarifier son rôle et celui du responsable hiérarchique de l'acteur autour de 4 thèmes :

• les résultats attendus (les livrables) ;
• les modes de fonctionnements (les règles du jeu) ;
• les contributions attendues et les modalités d'aide (l'accompagnement) ;
• les engagements réciproques (les accords).

Méthodologie et conseils

• Les rôles et les attendus

Souvent les acteurs peuvent se sentir écartelés entre les demandes de leur hiérarchique et celles du manager transversal. " À quoi sert mon hiérarchique ? Quels sont les rôles de mes deux managers ?" sont des questions légitimes. Elles nécessitent des réponses pour éviter de mettre en porte à faux le responsable hiérarchique.

Ce responsable marketing d'un laboratoire pharmaceutique a demandé au hiérarchique de la force de vente de participer à une réunion de service pour présenter son rôle aux commerciaux. Il a clairement indiqué qu'il ne se substituait pas à la hiérarchie mais qui il intervenait en soutien des actions de promotion des ventes en apportant des méthodes pour le merchandising.

Participer aux réunions de service est une occasion de contribuer à cette clarification en présence du hiérarchique.

• Les modes de fonctionnement

Les circuits d'information, les alertes, le reporting entre le hiérarchique des acteurs et le manager transversal sont autant de règles du jeu à co-construire.

Ce jeune responsable des approvisionnements de plusieurs usines a proposé d'alerter d'abord les directeurs d'usines sur les modifications de processus avant d'en parler à leurs équipes.

• Les contributions attendues et l'aide

Le manager transversal doit identifier son rôle en matière de développement de compétences : il doit rassurer le hiérarchique sur son périmètre d'action et lui proposer par exemple d'identifier les besoins en matière de formation et les modalités d'aide possibles. Le hiérarchique reste le décideur pour débloquer un budget.

• Les engagements réciproques

Trouver des accords est indispensable pour officialiser la coopération. Ils portent sur deux registres principaux :

• l'échange : qu'est ce qui est échangé entre le manager transversal et le responsable hiérarchique de l'acteur ?
• la répartition des responsabilités : qui fait quoi ?