Fiche 05 : Le contrat tripartite

Contractualiser la relation avec le contributeur et avec sa hiérarchie

En résumé

Le contrat tripartite est un outil de coopération. Il clarifie la relation entre le manager transversal, l'acteur et sa hiérarchie et leurs engagements réciproques en ce qui concerne :

• les rôles et objectifs de chacun ;
• les règles du jeu communes en matière de coordination ;
• la priorisation des actions entre les acteurs ;
• les résultats attendus par chacun ;
• les enjeux communs ;
• les modalités de contrôle, de suivi ;
• la gestion des différends.

Le contrat tripartite permet que la mission transversale soit " portée " par le responsable hiérarchique et par les acteurs.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Rendre explicite les modes de fonctionnements entre les trois acteurs.

Clarifier le partage des responsabilités.

Nouer une alliance avec le manager hiérarchique pour l'associer à la réussite de la mission transversale.

Contexte

La réussite de toute mission transversale nécessite l'implication des acteurs contributeurs mais également de leur hiérarchie pour que la mission transversale soit intégrée dans les priorités du collaborateur.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier les sujets sur lesquels clarifier les responsabilités.
• Contractualiser le partage des responsabilités et les engagements réciproques.

Méthodologie et conseils

• Identifier les sujets sur lesquels clarifier les responsabilités

Ce diagnostic permet de comprendre les raisons des dysfonctionnements dans les relations. Par exemple, un chef de projet Achats s'aperçoit que ses demandes auprès des acteurs n'aboutissent pas. En se renseignant auprès d'eux, il apprend que leur hiérarchique donne des consignes contradictoires. Le manager transversal prend conscience que celui-ci n'a pas compris son rôle. Il identifie deux points à clarifier :

• en matière d'organisation : les informations à faire remonter au hiérarchique.
• En matière de relations : la fréquence et régularité des contacts avec le hiérarchique.

• Contractualiser le partage des responsabilités et les engagements réciproques

Contrat n° 1 : entre le manager transversal et la hiérarchie des acteurs

Il définit le mode de fonctionnement entre le manager transversal et la hiérarchie des acteurs. Il concerne en particulier :

• les attentes et besoins réciproques du manager transversal et de la hiérarchie ;
• les règles d'information réciproque ;
• les modalités d'évaluation de la contribution des acteurs.

Contrat n° 2 : entre l'acteur et sa hiérarchie

Il concerne l'acteur managé transversalement et sa hiérarchie.

Seront ici précisés :

• les objectifs et les contributions attendues dans la mission transverse ;
• la place de la mission transverse dans les priorités ;
• les moyens mis à disposition ;
• les règles d'information réciproque.

Contrat n° 3 : entre le manager transversal et l'acteur

Le manager transversal commence par expliciter le sens et le pourquoi de sa mission puis il définit les objectifs et les contributions qu'il attend de la part de l'acteur ainsi que les modalités de soutien.

L'acteur, quant à lui, précise les contributions qu'il va apporter en fonction de ses besoins, ses contraintes et ses priorités. Il indique clairement à quoi il s'engage.

Comment être plus efficace ?

L'outil contrat tripartite est inspiré par le concept de " contrat triangulaire ", développé par l'analyste transactionnelle Fanita English. Il schématise le triple échange préalable à une coopération gagnante entre le manager transversal, les interlocuteurs qu'il manage en transversal et leur hiérarchie. Il favorise l'implication de tous les acteurs concernés. En effet, il permet de s'ajuster mutuellement en formalisant les rôles, les objectifs, les règles du jeu ainsi que les attentes, besoins et enjeux respectifs de chacun des interlocuteurs.

Si un contrat clair n'est pas établi entre les trois parties prenantes, la mission n'est pas partagée avec les acteurs clés et leur hiérarchie. Le risque majeur est alors qu'ils ne s'approprient pas la mission et ne coopèrent pas.

Importance du contrat entre le manager transversal et la hiérarchie

Ce contrat évite que l'acteur ne vive la situation comme un conflit de priorités ou de légitimité entre son hiérarchique et le manager transversal.

Il évite également que le hiérarchique ne se fasse des idées sur une collusion possible entre le manager transversal et le collaborateur qu'il manage : " est-ce que les priorités du manager transversal ne vont pas à l'encontre des priorités définies avec mon équipe ? "

Importance du contrat entre l'acteur et sa hiérarchie

Ce contrat donne au manager transversal de la visibilité sur ce que dit et fait la hiérarchie avec l'acteur à propos de la mission transversale. Ainsi, la réussite de la mission transversale ne repose pas que sur la volonté du hiérarchique d'être un relais auprès de l'acteur.

Il évite au manager transversal, d'avoir des fantasmes de collusion entre l'acteur et sa hiérarchie : " est-ce que la hiérarchie joue vraiment le jeu dans la mission transversale ? "

Un des enjeux est de rendre le hiérarchique prescripteur de la mission transversale auprès de l'acteur.

Importance du contrat entre le manager transversal et l'acteur

Ce contrat permet :

• d'éviter que toutes les relations entre le manager transversal et l'acteur ne transitent par le hiérarchique. L'implication de l'acteur et les ressources affectées à la mission transversale sont ainsi partagées entre le hiérarchique et le manager transversal ;
• que le contributeur considère le manager transversal comme légitime car il a des contacts directs avec lui ;
• qu'il perçoive la mission transversale comme utile et " non-bureaucratique " et qu'il ne fantasme pas une collusion entre son hiérarchique et le manager transversal : " ils ne me disent pas tout ".

CAS : Le déploiement d'un nouveau système informatique

La situation initiale

Un manager transversal d'une entreprise du secteur pharmaceutique a été nommé pour déployer un nouveau système d'information. Ce nouveau processus informatique va permettre de standardiser la manière de gérer les clients grands comptes de l'entreprise. Il sera alimenté par les commerciaux.

Après le déploiement du système, le manager transversal constate que les commerciaux ne transmettent pas les informations demandées et la mise en oeuvre prend du retard.

Le manager transversal décide de rencontrer les hiérarchiques des commerciaux et de leur expliquer les enjeux du déploiement. Cette rencontre permet de contractualiser les engagements de chacun : les hiérarchiques s'engagent à relayer les demandes auprès des commerciaux au cours des réunions mensuelles.

Le manager transversal s'engage à apporter un appui technique.

Les hiérarchiques de commerciaux acceptent qu'il rencontre les commerciaux au cours d'une réunion de présentation générale. Des règles du jeu sont fixées : les commerciaux s'engagent à faire remonter systématiquement les besoins clients. Le manager transversal s'engage à former les commerciaux.