Fiche 11 : Temps subi et temps choisi

Se centrer sur l'essentiel

En résumé

L'outil temps subi et temps choisi vise à optimiser le rapport efficience/efforts déployés par le leader face une multitude de sollicitations qui sont toutes considérées comme urgentes et importantes. Être dans du " temps subi " consiste à traiter les activités dans un ordre défini par son entourage, au risque de ne plus disposer de suffisamment de temps pour traiter ses activités prioritaires. Être dans du " temps choisi " consiste à d'abord hiérarchiser les activités en fonction de leur importance de leur urgence et ensuite faire des choix en adoptant une posture de leader de son temps (voir outil 9).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Se donner les moyens de traiter les activités prioritaires en les hiérarchisant et en faisant des choix assumés.

Contexte

L'outil temps subi et temps choisi est utile pour faire face aux sollicitations permanentes de ses interlocuteurs qui sont toutes considérées comme urgentes et importantes.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Hiérarchiser les événements, les projets, les tâches et les sollicitations selon leur degré d'importance et d'urgence.

Choisir de traiter, déléguer, reporter ou laisser en fonction du caractère prioritaire de l'activité.

Méthodologie et conseils

Distinguer importance et urgence

L'importance : elle s'évalue à travers les réponses à la question : " quelles sont les conséquences du non-traitement ? " sans notion de délais. Est important ce qui va dans le sens de son étoile (voir outil 10) et ce qui constitue la valeur ajoutée de sa fonction. Une importance forte signifie que la tâche satisfait une priorité essentielle. Si le fait que l'activité soit réalisée ou pas entraîne de très faibles conséquences sur l'efficience, alors elle est d'une importance faible.

L'urgence : au sens strict, elle correspond à minimiser les risques. Elle s'évalue à travers les réponses que l'on apporte à la question suivante : " quelles sont les conséquences du non-traitement immédiat ? " Dans un sens plus large, est considérée comme urgente une opportunité qui ne se représentera plus ou qui nécessitera un investissement temps plus important si on ne la saisit pas maintenant.

Positionner les activités dans la matrice

Les activités du quadrant I correspondent aux activités urgentes/importantes qui sont prioritaires. Les activités du quadrant II sont les activités d'avenir, de réflexion, d'anticipation. Les activités du quadrant III sont urgentes et peu importantes. Les activités du quadrant IV sont comparativement peu urgentes et peu importantes.

Passer du temps subi au temps choisi

Le temps subi : l'ensemble des activités et des sollicitations sont traitées dans un schéma stimulus-réponse : une sollicitation, je traite... à l'image d'un réseau de chemin de fer à une seule voie. Cette posture ne permet pas de traiter les activités du quadrant II.

Le temps choisi : se mettre en posture de choix, de temps choisi, c'est créer une gare d'aiguillage et, face à une sollicitation, se poser la question : " Est-ce que je traite ? Je délègue ? Je reporte ? Je laisse ? " Le choix s'intercale entre le stimulus et la réponse. Cette posture permet de traiter les activités prioritaires des quadrants I et II.