Fiche 05 : La formulation des messages

Savoir présenter son message

En résumé

Un message est un titre actif du type " Les ventes ont triplé en cinq ans ", par opposition à un titre neutre " Évolution des ventes au cours des cinq dernières années ". Il apporte de la valeur ajoutée par rapport à une information brute. Il accroît l'impact de la communication en intéressant le lecteur. Il doit être rédigé à travers une phrase courte, un vocabulaire simple, précis et concret, et en utilisant un style direct.

La méthode des messages permet d'extraire la signification d'une information et de mieux communiquer.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Extraire la signification d'une information brute en lui apportant de la valeur ajoutée.
• Mieux communiquer en intéressant le personnel concerné.

Contexte

L'usage le plus courant des messages se trouve dans les présentations visuelles. Les messages apparaissent notamment en haut de chaque visuel et dans les sous-points du visuel.

Toutefois, les possibilités d'utilisation sont beaucoup plus étendues ; de fait, les messages trouvent leur place dans tous les documents rédigés par un manager : compte rendu, rapport, sommaire, mail, etc. Le recours aux messages augmente significativement l'impact des documents.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Extraire la signification de données brutes à partir d'un travail d'analyse. Celui-ci peut porter sur des graphiques, des tableaux de chiffres, du texte, etc. Le but est d'identifier la ou les idées clés que l'on peut tirer des données étudiées.
• Choisir le type de message que l'on veut faire passer. Ce peut être un simple constat qui traduit une évidence du type : " les ventes ont augmenté de 15 % ". Ce peut être une opinion qui exprime un jugement de valeur du type : " avec 15 % de croissance, l'entreprise a réalisé de bonnes performances ". Ce peut être une recommandation qui exprime un besoin d'action du type : " l'entreprise doit maintenir son rythme de croissance actuel ".
• Rédiger le message choisi pour le rendre clair et percutant. Pour cela la phrase doit être courte, dans l'idéal inférieure à 13 mots. Le vocabulaire doit être simple, précis et concret en évitant le " jargon ". Le style doit être direct. Il est préférable d'écrire : " ce nouveau procédé réduit de 20 % le coût de production " plutôt que " si ce nouveau procédé était introduit dans la ligne de fabrication, il réduirait significativement le coût de production ".
• S'assurer que les différents messages s'enchaînent de façon logique et convaincante. De fait, les différents messages doivent " raconter une histoire " qui soit structurée de façon logique et claire pour emporter l'adhésion du lecteur.

Méthodologie et conseils

La clarté des messages est révélatrice d'une bonne compréhension et maîtrise du sujet.

À un message correspond une phrase : ne pas chercher à vouloir multiplier les idées dans une même phrase.

Mettre des éléments de démonstration en appui du message (arguments, citations d'entretiens graphiques, schémas) le rend crédible.