Fiche 07 : Les principes de la délégation

Savoir organiser la délégation

En résumé

La délégation exige quatre conditions :

• Délimiter le champ de la délégation dans son territoire (fonction, projet) et dans le temps (limitée ou pérenne).
• Définir les modalités (suivi, reporting).
• Définir les moyens (techniques et humains).
• Saisir les pré-requis : le niveau de maturité du collaborateur, la présence des compétences, la culture de l'entreprise.

Plus la délégation est large et étendue dans le temps, plus le collaborateur aura la liberté d'agir et de prouver ses compétences.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Organiser la délégation en sachant se poser les bonnes questions et en trouvant les réponses adéquates.

Contexte

L'ensemble des activités d'une équipe rend aujourd'hui impossible l'idée d'un manager qui fait tout, qui s'occupe de tout, qui ne libère pas la capacité d'initiative et de responsabilisation des collaborateurs. La délégation permet de mieux utiliser les compétences de chacun.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Le champ de la délégation :

• partiel ou total,
• sur une fonction ou sur un projet,
• à périmètre fixe ou variable.

Les modalités de la délégation :

• l'existence d'un reporting,
• le type de suivi,
• la définition des délais,
• la définition des indicateurs de résultat permettant de dire le succès ou l'échec.

Les moyens de la délégation :

• la définition des moyens humains et techniques,
• l'existence et l'accès aux moyens humains et techniques.

Les pré-requis à la délégation :

• le niveau de maturité de celui à qui on délègue,
• le niveau de la culture d'entreprise (habitué ou pas à l'esprit de délégation),
• la présence des compétences requises.

Méthodologie et conseils

Cette approche doit se faire par l'existence d'un accord clair et écrit entre celui qui délègue et celui à qui on délègue. Cet accord est un véritable contrat qui lève toutes les ambiguïtés possibles d'un accord qui ne serait qu'oral.

La délégation ne se contente pas de fixer les objectifs :

• elle donne les moyens d'action ;
• elle indique les outils et supports à utiliser ;
• elle met celui à qui on délègue dans un état psychologique rassurant (accepter la délégation n'est ni un test à passer, ni un concours à réussir, c'est un contrat où celui qui délègue et celui à qui on délègue doivent gagner ensemble).