Fiche 02 : Le repérage de ses pertes de temps

Éliminer les causes de temps perdu

En résumé

Cet outil présente toute une série de ce qu'on appelle classiquement les voleurs de temps. Ces voleurs de temps relèvent de plusieurs facteurs :

• L'efficacité personnelle : le manager est-il efficace dans la réalisation de ses activités ?
• L'efficacité des partenaires internes ou externes : l'intervention de ses partenaires est-elle pertinente, justifiée, programmée ?
• La communication interne : quelles sont les situations où l'information et la communication sont nécessaires et pertinentes ou inutiles et perturbantes ?
• Les relations hiérarchiques et institutionnelles : demandes trop pressantes ou injustifiées ?
• Les moyens techniques : les moyens techniques nécessaires à la réalisation des activités ont-ils été affectés ?

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Il s'agir de repérer dans l'organisation du temps les causes des pertes de temps. Identifier les " voleurs de temps " permet d'envisager certaines solutions par l'élimination de certaines tâches, par sa formation ou celle des collaborateurs, par l'organisation d'une délégation efficace.

Contexte

Travailler continuellement dans l'urgence est non seulement créateur de stress mais aussi de dysfonctionnements organisationnels (relations non satisfaisantes avec ses collaborateurs, reporting insuffisant avec sa hiérarchie, réunions mal préparées, gestion " vague " des clients et des fournisseurs).

Comment l'utiliser ?

Étapes

L'efficacité personnelle :

• déficit dans son organisation personnelle ;
• appels téléphoniques trop longs ou mal préparés ;
• utilisation inappropriée de l'Internet ou de l'intranet ;
• difficulté à dire non ;
• recherche de documents ou de dossiers mal classés.

L'efficacité des partenaires internes ou externes :

• manque d'efficacité des collaborateurs ;
• retards aux rendez-vous de reporting ;
• réunions mal dirigées et mal programmées ;
• imprévus dus aux clients et aux fournisseurs mal gérés.

Le système d'information et de communication :

• rétention d'information de certains collègues ;
• déficit de formalisation de l'information ;
• conflit entre collaborateurs ;
• gestion des rumeurs suite à une insuffisance d'explication.

La hiérarchie et l'institution :

• appel du responsable hiérarchique à tout moment ou hors de propos ;
• lourdeur bureaucratique ;
• rapport urgents demandés par défaut de planification.

Les moyens techniques mis à disposition :

• outil informatique défectueux ou non actualisé ;
• appareil indisponible malgré la réservation ;
• éloignement géographique de tel ou tel bureau ;
• délais dans la livraison de matériel commandé.

Méthodologie et conseils

La liste proposée n'est pas exhaustive. Il vous appartient de l'enrichir par l'analyse de votre propre contexte. L'analyse précise doit vous permettre d'envisager des solutions (cf. outil 34 et outil 35).