Fiche 08 : Le pilotage du changement : les indicateurs de réalisation

Pilotage du changement : Définition

Tout projet de changement implique la détermination d'indicateurs qui sont des outils de navigation et de décision. Ceux-ci permettent de mesurer une situation ou un risque, de donner une alerte ou au contraire de signifier l'avancement correct du projet. Le choix des indicateurs dépend des objectifs du projet. Traditionnellement, on trouve trois dimensions génériques : la maîtrise de la performance, des coûts et des délais. Les indicateurs de pilotage peuvent être regroupés sous la forme d'un tableau de bord, véritable outil de gestion pour le manager en charge du projet.

Le tableau de bord et les indicateurs de projet sont utilisés pour communiquer sur l'état d'avancement du projet, et notamment pendant les comités de pilotage. Ces comités de pilotage regroupent le noyau de l'équipe projet, font un point opérationnel sur l'avancement et confirment les actions prévues et les actions correctives à mener.

Le baromètre ICAP est un excellent outil de mesure du changement.

Voici les trois indicateurs clés d'une action de changement :

Quels sont les indicateurs du changement ?

Pourquoi utiliser le pilotage du changement ?

Voici l'objectif du pilotage du changement :

• Mesurer et avoir des informations sur l'avancement réel du projet : état d'avancement des réalisations, dépenses engagées, difficultés rencontrées, risques majeurs, mesures correctives en cours, etc.
• Cerner les écarts par rapport aux objectifs : évaluation de ce qui reste à faire, actualisation du planning, estimation du budget résiduel après dépenses engagées, tenue des délais.
• Permettre d'interpréter et d'anticiper ce qui peut arriver : décision à prendre ou à proposer aux décideurs, tendances, dérives constatées et conséquences.
• Préparer les actions correctives : modifications si nécessaires du déroulement, information des commanditaires et pilotage des actions correctives.

Comment utiliser le pilotage du changement ?

Voici les étapes du pilotage de changement :

• Prendre comme point de référence le planning du projet qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à définir les profils nécessaires à leur réalisation. Le planning établit :

  
  

  • les actions à mener pour aboutir à un résultat avec un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées, une charge de travail exprimée en nombre de journées/homme, une durée ainsi qu'une date de début et de fin ;
  • les ressources : principalement humaines, en nombre et compétences ;
  • les livrables : document mesurable, tangible et vérifiable, qui résulte de l'achèvement des parties de projet ;
  • les jalons : événements clés d'un projet montrant une certaine progression, soit des dates importantes de réalisation projet, soit une réalisation concrète.
• Établir un tableau de bord pour suivre l'état d'avancement du projet et répondre aux questions du type : quel écart entre les livrables réalisés et ceux qui étaient prévus, quel écart entre les dépenses engagées réellement et les dépenses prévues pour l'avancement réalisé, quel écart de dates dans la réalisation effective ?
• Définir les indicateurs pour cerner les écarts. Par exemple : utilisation des ressources (en %), tâches réalisées/tâches planifiées, date de fin initiale/date de fin finale, nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues...

Méthodologie et conseils

Au-delà du constat, il s'agit d'identifier les causes des écarts : objectifs trop ambitieux, effectif sous-dimensionné, compétences manquantes, implication insuffisante, etc.

Quels sont les avantages du pilotage de changement ?

Les indicateurs de réalisation du changement permettent de mettre sous contrôle le projet.

Quels sont les inconvénients du pilotage de changement ?

La sophistication des outils informatiques de pilotage de projets ne se substitue pas à l'intelligence dans la conduite du projet, notamment sur des aspects humains.