Fiche 01 : L'analyse de son emploi du temps

La place de chaque activité

En résumé

La gestion de son temps passe par l'analyse précise de son emploi du temps. Cet outil propose de noter précisément toutes ses activités et de les évaluer selon trois critères :

• Le critère " valeur ajoutée " : apportez-vous une vraie valeur ajoutée en vous chargeant de cette activité ?
• Le critère " urgence " : quelle est l'urgence à réaliser cette tâche ?
• Le critère " plaisir " : quel est le plaisir à réaliser cette tâche ?

L'analyse de chaque critère aboutit à mieux se rendre compte de l'utilisation de son temps et à organiser la délégation.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Répertorier les activités journalières par ordre chronologique pour en analyser l'importance et l'urgence.
• Mesurer la dispersion de l'activité du manager et le degré de parcellisation de l'activité.

Contexte

Pour comprendre l'utilisation de son temps, nous citons le chapitre 23 du Petit Prince de Saint-Exupéry : " Le marchand propose une pilule pour la soif qui permet d'épargner 53 minutes par semaine. Et moi, se dit le petit prince, si j'avais 53 minutes à dépenser, je marcherais tout doucement vers une fontaine ".

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Recenser les activités : noter chacune de ces activités et indiquer le temps consacré à chacune d'entre elles.
• Le critère " valeur ajoutée " : la valeur ajoutée indique la complexité de la tâche réalisée et son degré de concentration. La valeur ajoutée peut être forte (investissement intellectuel) à faible (routine). Si toutes les tâches sont à valeur ajoutée forte, le risque est le stress et le burn out. Si toutes ces tâches sont à valeur ajoutée faible, le manager est trop payé pour ce qu'il fait.
• Le critère " urgence " : l'urgence est le délai dans lequel cette tâche doit être effectuée, de l'urgence forte (à réaliser immédiatement) à l'urgence faible (peut attendre). Si tout est toujours urgent, on est devant un problème structurel et non conjoncturel.
• Le critère " plaisir " : le plaisir est le degré de satisfaction pour réaliser la tâche ; un plaisir fort indique une motivation et un véritable accomplissement personnel.
• L'organisation d'une délégation : l'analyse des tâches doit permettre de déterminer :
• les activités qui relèvent de la fonction du manager et ne peuvent en aucun cas être déléguées ;
• les activités qui peuvent être déléguées temporairement ou partiellement ;
• les activités qui sont naturellement à proscrire de son emploi du temps.

Certaines délégations peuvent se faire immédiatement, d'autres après formation (cf. outil 23 et outil 37).

Méthodologie et conseils

Noter précisément ses activités est une première étape nécessaire, mais le faire à la fin de la journée n'est pas opérationnel parce que la parcellisation des tâches vous en fera oublier certaines. Il faut donc noter, après chaque heure, les tâches qui ont été effectuées. Tout doit être noté (le partage d'un café, le coup de téléphone opportun ou non...).