Fiche 04 : La matrice Gestion de ses activités

Qu'est-ce que la matrice gestion de ses activités ?

La matrice Gestion de ses activités a été créée par les auteures pour intégrer, par la pleine conscience de l'instant présent, son propre engagement personnel (ou adhésion émotionnelle) à la gestion de ses activités. Ainsi, cette matrice représente quatre quadrants, constitués par deux axes allant du - - au + +, chacun établissant sa propre grille :

• Un axe « Urgent & Important », définissant le degré exigé par l'activité, comme les objectifs du poste, du service ou de l'entreprise.
• Un axe « Engagement émotionnel », définissant le degré d'adhésion émotionnelle ou de « Bien pour soi ».

Schéma de la matrice gestion de ses activités

Pourquoi utiliser la matrice gestion de ses activités ?

Cette matrice Gestion de ses activités aide à prioriser les différentes tâches. En superposant à la matrice Urgent & Important, l'engagement émotionnel, elle met l'individu au coeur de ses différentes activités. Elle nous permet de prendre en compte nos freins et nos motivations. Nous sommes plus efficaces et efficients lorsque nous sommes en adhésion émotionnelle avec ce que l'on réalise.

Les situations appropriées sont celles où le temps manque, paraît serré et où les tâches s'empilent... Bref, toutes les situations où il apparaît nécessaire de planifier, organiser, déléguer et... prendre du recul.

D'autres sortes de matrices fonctionnelles existent aptes à la gestion marketing d'une entreprise, telle que la matrice des valeurs croisées par exemple ou encore la matrice fonction/processus.

Comment utiliser la matrice gestion d'activités ?

Voici les étapes de la gestion de la matrice d'activités :

1. Placer sur l'axe vertical, Urgent & Important, toutes les tâches à réaliser en précisant le seuil en dessous duquel celles-ci sont moins urgentes et importantes. Ce sont celles qui peuvent, par exemple, être reportées. Les tâches situées au-dessus de ce seuil sont à gérer prioritairement.

2. Fixer un seuil sur l'axe Engagement émotionnel : en dessous de ce seuil, la tâche est soit rébarbative, stressante, ennuyeuse, pénible ou sans intérêt pour soi. Au-dessus de ce seuil, la tâche est motivante et procure plaisir, intérêt, confiance en soi, promesse de promotion ou de renforcement de compétences.

3. Puis faire glisser les tâches déjà identifiées en Urgent & Important, sur l'axe horizontal de l'Engagement émotionnel. On obtient quatre quadrants nous apportant un regard plus personnel sur la gestion de nos activités, mêlant objectifs d'entreprise et la notion de Bien pour soi.

Méthodologie et conseils

Les tâches du quadrant 1 nous motivent. C'est avec plaisir et intérêt que nous nous y appliquons. Elles sont prioritaires pour l'entreprise et pour nous.

Les tâches du quadrant 2 nous motivent beaucoup alors qu'elles ne sont pas urgentes et importantes pour l'entreprise. À nous de comprendre comment elles nous permettent d'entretenir notre motivation au travail. À nous de mesurer si notre engagement émotionnel n'est pas disproportionné et ne nous implique pas outre mesure.

Les tâches du quadrant 3 font partie de notre fonction, elles sont urgentes et importantes pour l'entreprise, mais peu attractives pour nous. Nous les réalisons souvent mécaniquement, sans saveur particulière. Nous ne pouvons pas les reporter, mais nous pouvons sans doute renouveler notre intérêt pour elles, afin de les rendre moins ennuyeuses.

Dans ce quadrant 4, se trouvent les tâches de moindre urgence et importance pour l'entreprise et de moindre adhésion émotionnelle de notre part. Voyons alors, si nous pouvons déléguer ou les placer dans notre agenda en fonction de notre biorythme, dans nos plages horaires de meilleur tonus.

Les avantages de la matrice de gestion de ses activités

Ce type de matrice marketing présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Prend en compte l'engagement émotionnel dans la gestion des activités.
• Permet de prioriser, s'organiser et planifier tout en étant en pleine conscience.

Les inconvénients de la matrice de gestion de ses activités

La mesure de l'engagement émotionnel est personnelle à chacun.

Comment être plus efficace grâce à la matrice d'activités ?

La matrice de gestion de ses activités vient compléter la matrice d'Eisenhower en apportant la notion d'engagement émotionnel envers la tâche.

La matrice d'Eisenhower : Définition et utilisation

La matrice d'Eisenhower ou matrice des priorités classe les tâches selon leur degré d'urgence et d'importance est inspirée du 34e président des États-Unis d'Amérique, qui aurait dit un jour : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. » Ainsi, cette matrice détermine quatre quadrants :

• Urgent et Important : à exécuter soi-même.
• Important et moins urgent : à planifier et à exécuter soi-même.
• Urgent et moins important : à déléguer rapidement.
• Ni urgent et ni important : tâches inutiles à abandonner.

Nous nous rendons compte, par la pratique de la pleine conscience, que des enjeux plus subjectifs que l'urgent et l'important entrent en ligne de mire dans notre gestion du temps. Elles sont personnelles à chacun, en voici quelques-unes :

• Notre intérêt pour la tâche.
• L'absence imprévue de collègues.
• Notre image vis-à-vis de notre hiérarchie.
• Notre désir de ne pas décevoir, faire plaisir, ou notre sens du devoir et de l'engagement.
• La culture de l'entreprise et les habitudes de travail.
• ...

Les sources de notre engagement émotionnel

L'attention au présent nous fait observer que notre engagement émotionnel prend part à nos décisions, il dépend de notre adhésion émotionnelle aux actions que nous menons. Sans adhésion émotionnelle à nos activités, nous pouvons être perturbés ou désinvestis. En retrouvant nos sources de motivations, nous gagnons en confiance, en efficience et en bien-être. Ces sources sont personnelles à chacun et sont de diverses natures :

• Désir d'acquérir de nouvelles compétences.
• Renforcer un savoir-faire déjà acquis.
• Exprimer des qualités personnelles que nous avons plaisir à utiliser.
• Désirer une promotion, une réorientation ou une progression de carrière.
• La maîtrise du sujet.
• L'appétence pour la nouveauté, la routine ou la créativité.
• Aimer travailler seul, ou au contraire à plusieurs.
• ...

Exemple d'utilisation de la matrice de gestion d'activités

Catherine B. est responsable événementiel et gère de près son temps. Cependant, certaines tâches ayant été reportées et des prises de décision décalées, bon nombre de ses activités sont devenues Urgentes & Importantes et se retrouvent dans un « goulot d'étranglement », où elles doivent toutes être traitées rapidement. Catherine doit gérer cette surcharge.

Ayant repéré le projet d'organisation du séminaire des commerciaux comme le plus Urgent & Important, elle scinde les différentes tâches de ce projet en deux, en fonction de son engagement émotionnel, puis affine encore le degré d'Urgence & Importance pour chacune.

Cela lui permet de mieux planifier l'ensemble des tâches et surtout d'affirmer plus clairement celles qui peuvent être partagées par d'autres collègues, comme les réservations, le suivi du budget et du planning, tout en conservant la supervision de l'ensemble et l'animation des réunions d'avancement en équipe.