Fiche 02 : Les tops et flops

Exemple de récolte de tops et flops en équipe

En résumé

L'outil tops et flops est un outil simple et efficace, très adapté pour tirer collectivement des enseignements pendant ou suite à la réalisation d'un projet.

Il permet, en s'interrogeant sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui a raté ou posé problème, tant sur le processus que sur le résultat, de célébrer les réussites et de faire des échecs des sources d'apprentissage et d'amélioration.

Utilisé tout au long d'un projet, cet outil facilite la capacité pour une équipe à regarder ensemble en arrière afin de mieux se projeter et à actionner les régulations utiles, facteurs d'agilité et d'adaptation au contexte et aux objectifs. Il développe les capacités d'une équipe à se donner du feedback dans le but de renforcer l'efficacité globale du système.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Développer la capacité d'une équipe à se dire ce qui va bien et ce qui va mal.
• Trouver en temps réel des solutions aux problèmes rencontrés puis capitaliser les enseignements.
• Réorienter le groupe autour des actions pertinentes pour atteindre les objectifs.
• Développer une culture dans laquelle parler des échecs a autant de valeur que parler des réussites.

Contexte

Cet outil est pertinent pour des design teams qui conçoivent et/ou pilotent la réalisation d'un projet ou d'un événement.

Il prend tout son intérêt avant une étape clé d'un projet si l'équipe est démobilisée, en conflit, ou se sent débordée par le chemin qui reste à accomplir et traverse une phase de doute sur sa capacité à être à la hauteur de l'enjeu dans les délais impartis. Il permet de célébrer les réussites, de dédramatiser les échecs et surtout, par un temps d'analyse, d'en tirer des apprentissages qui pourront alimenter une base de données.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Le facilitateur, qui est le plus souvent le leader, note les objectifs du projet ou de l'étape sur un paperboard.
• Il fait un premier tour de table des tops et demande à son équipe de repenser aux moments clés passés et à la situation actuelle et de répondre aux questions : quelles sont pour vous les actions que nous avons réussies ? Quels sont les objectifs que nous avons atteints ? De quoi sommes-nous fiers ? Qu'est-ce qui nous rend optimiste ?... Il les note sur un paperboard.
• Il demande ensuite les flops : quelles sont les craintes que vous avez et qui mettent en danger la réussite du projet ? Sur quoi sommes-nous en retard ? Qu'est-ce qui n'a pas été fait ? Quelles sont les ressources qui manquent ? Quels obstacles ou imprévus avons-nous rencontrés ?.... et le note sur un autre paperboard.
• Ensemble et au regard des objectifs qui sont restés affichés, l'équipe se félicite du chemin parcouru et analyse ce qui l'a permis puis prend le temps de comprendre ce qui freine la suite et les besoins sous-jacents.
• Le manager n'hésite pas à partager son propre ressenti, à redonner du sens.
• L'équipe se met d'accord sur des actions concrètes.

Méthodologie et conseils

Les tops et flops peuvent être utilisés en quelques minutes autour d'une table pour des équipes d'opérationnels qui veulent apprendre en continu de leurs expériences.

Il est recommandé de recueillir des éléments objectifs mais aussi des informations plus subjectives sur les ressentis des équipiers sur les modes de fonctionnement entre eux, la répartition des rôles, les relations.