Fiche 07 : L'écriture collaborative

L'écriture collaborative à plusieurs mains

En résumé

L'écriture collaborative - écrire à plusieurs et en même temps sur le même document - est désormais possible grâce aux nouvelles technologies qui ont libéré l'écriture du support physique, en modifiant la conception de l'information.

Cela ouvre la voie à de nouvelles modalités d'écriture et de production de documents collaboratifs et partagés. Wikipédia, projet d'encyclopédie libre, écrite collectivement, en est l'un des meilleurs exemples.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Fédérer chaque participant autour de l'objectif commun qui consiste en la production d'un texte au sein duquel chacun devra trouver sa place.
• Rendre transparentes en temps réel les contributions de chacun pour une meilleure information.
• Utiliser la complémentarité des expertises et des compétences d'une équipe en valorisant ses membres.
• Participer à une oeuvre collective permettant l'élaboration de nouvelles stratégies d'écriture, se nourrissant des idées des uns et des autres.

Contexte

L'écriture collaborative tire tout son sens lorsqu'une équipe constituée de collaborateurs géographiquement dispersés, ayant des compétences complémentaires, ont besoin de produire un document de manière très interactive sous contrainte de délai. Trois niveaux de collaboration peuvent être mis en oeuvre suivant les besoins :

• les membres travaillent successivement les uns après les autres sur un document qui a été initié par l'un d'eux jusqu'à obtenir un document validé par le groupe ;
• chaque membre travaille sur une partie du document. Les parties sont ensuite agrégées et harmonisées pour former le document final, approche plus coopérative que collaborative ;
• les membres participent tous à l'ensemble du processus, sans découpage de tâches et sans distinction de rôles. C'est sans aucun doute l'approche la plus collaborative que nous allons détailler ci-après.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Faire adhérer l'ensemble des participants aux différents concepts de l'écriture collaborative. Pour cela, faire un petit exercice simple permet de donner du sens à la démarche et de supprimer les points de blocage éventuels (exemple : faire corriger au groupe un article volontairement et grossièrement imparfait).
• Organiser une réunion sous forme de brainstorming pour recueillir l'ensemble des points de vue et des idées en vue du projet d'écriture collaborative.
• Se mettre d'accord sur le plan du document avec le groupe et ainsi démarrer sa rédaction.
• Initialiser un premier document et le faire publier par un des participants.
• Faire enrichir par les différents contributeurs ce premier document qui peut passer par différentes phases de validation.
• Continuer à évoluer et à mettre à jour le document en fonction des besoins.

Méthodologie et conseils

Le test de différentes modalités d'écriture (individuel ou en collectif) peut s'avérer nécessaire pour identifier la formule adaptée au groupe. La rédaction peut s'appuyer sur des outils en ligne permettant à chacun d'éditer et de modifier le document, de mettre en page des contenus, en ayant une vision en temps réel de toutes les contributions.

Comment être plus efficace ?

Le cycle de vie d'un document dans le cadre de la création d'une base documentaire en entreprise

• Le document est dans un premier temps une simple ébauche, généralement initialisée par une unique personne. Au début, il y a donc seulement un résumé qui explique en quoi le sujet est digne d'intérêt avec une ou plusieurs références associées à des sources extérieures confirmant l'importance du sujet. Suivant les règles spécifiques au domaine dans lequel le document est prévu (et qui peuvent être plus ou moins contraignantes dans une entreprise), si l'un de ces points est manquant, la communauté peut juger que le sujet de l'article ne répond pas, par exemple, aux critères de notoriété, de diffusion, d'expertise, d'intérêt, etc., et purement et simplement le supprimer.
• Si cette ébauche est validée, d'autres utilisateurs, en fonction de leurs compétences et connaissances, ajoutent alors du texte, des sources, des références et des images à cet article initial qui, d'une ébauche, devient quelque chose de plus détaillé, de plus structuré. Le document s'améliore et gagne en précision avant de passer, si cela est prévu, à la prochaine étape, celle du réseau des experts.
• Le réseau des experts fait donc ensuite son oeuvre et les contributeurs qui cherchent à améliorer le document le soumettent à la relecture d'autres contributeurs intéressés qui sont réunis au sein de cellules d'expertise.
• Par ce processus itératif de questions, réponses et suggestions, la qualité du document s'améliore progressivement et régulièrement.
• Ensuite, après cette phase que l'on peut considérer comme une phase d'amorçage ou d'initialisation, le document va vivre sa vie, évoluer constamment par les contributions des uns et des autres, et potentiellement atteindre un certain niveau d'écriture et d'exhaustivité. Cette mise à jour régulière, à multiple mains, avec le concours de nombreux contributeurs volontaires, intéressés et spécialisés dans le domaine, permettra au document de suivre l'actualité et d'évoluer au plus près des nouveautés.

Ce processus d'écriture partagée demande du temps, des efforts, des volontaires et un investissement certain, mais cette collaboration est gratifiante pour l'ensemble des participants qui, en contribuant à une oeuvre collective, apprennent également beaucoup les uns des autres.

En effet, si chaque collaborateur était chargé de la rédaction et du suivi d'un seul document, il est à peu près certain que des oublis ou erreurs pénaliseraient la qualité du document. C'est dans la confiance accordée à un groupe de collaborateurs prêts à participer et à donner de leur temps pour transmettre leurs connaissances que la qualité du document peut être au rendez-vous.

CAS : Wikipédia

Wikipédia est la plus grande encyclopédie du monde. Créée en 2001, elle est alimentée chaque jour par plus de 100 000 contributeurs à travers le monde et est visitée chaque mois par près de 500 millions de personnes. Elle propose plus de 37 millions d'articles dans plus de 280 langues, est gratuite, librement modifiable et exempte de publicités.

Wikipédia est l'un des plus célèbres exemples d'outils réalisés à l'aide d'un travail de type collaboratif car il répond complètement aux principes d'enrichissement régulier, de mise à jour par les membres, de gestion d'éditions multiples et de suivi temps réel des modifications.

Les cinq principes fondateurs de Wikipédia déterminent les conditions de la publication d'un article et l'évolution de l'encyclopédie :

• Wikipédia est une encyclopédie généraliste organisée où la recherche de l'exactitude doit être aussi poussée que possible. Les informations doivent être ajoutées avec discernement et ne doivent pas promouvoir des opinions, expériences ou débats.
• Wikipédia impose le principe de la neutralité de point de vue et la vérification des informations notamment en citant des sources.
• Wikipédia est publiée sous licence libre ce qui autorise chacun à créer, copier, modifier et distribuer le contenu de Wikipédia.
• Wikipédia dispose des règles de savoir-vivre afin que les contributeurs soient ouverts, accueillants et amicaux.
• Wikipédia n'a pas d'autres règles fixes que les cinq principes fondateurs.