Fiche 01 : Le facilitateur

Le rôle et la posture

En résumé

Le facilitateur en intelligence collective est lui-même l'outil de l'émergence de celle-ci. Il en est le vecteur à travers la façon dont il joue son rôle et conçoit le déroulé et l'animation, dont il conduit le processus et dont il se comporte et incarne ce qu'il souhaite voir émerger. Il devient simple participant dans le groupe.

Au-delà des outils et techniques dont il se sert, c'est son mode de leadership - congruence et alignement avec les principes et les théories qui sous-tendent son action - qui rendra effective et crédible, l'expérience de l'intelligence collective par le collectif.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Créer le cadre et les conditions de l'émergence de l'apprenance et de l'intelligence collective.
• Soutenir les allers-retours entre l'individuel et le collectif.
• Modéliser un type de leadership cohérent avec l'expression de l'intelligence collective.

Contexte

Chaque fois qu'un manager souhaite monter un séminaire en intelligence collective ou lorsqu'un dirigeant décide de lancer des transformations pour mieux travailler ensemble, il a intérêt à se rapprocher d'un facilitateur ou coach formé à ces outils et méthodes jusqu'à ce que lui-même et ses équipes deviennent autonomes.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Avant le séminaire, le facilitateur cadre la demande et repère les personnes volontaires pour contribuer à la clarification des objectifs, à la conception du déroulé de la journée, y compris le choix ou la création des outils d'animation, voire à son animation. Il travaille avec ce groupe et fait appel à ses membres ou co-designers quand nécessaire.
• Pendant la conception, il propose des processus et outils d'animation en intelligence collective qu'il peut déjà faire vivre à l'équipe de design.
• Pendant le séminaire, les participants ont le sentiment qu'ils peuvent compter sur le facilitateur. Il s'assure qu'ils se sentent accueillis (dans une salle claire et agréable), sécurisés (il garde le cadre et les règles) et respectés (chacun a la même importance). Il remercie et veille à l'expression de chacun en utilisant des objets de parole.

Il pourra animer seul ou avec les co-designers qui se seront répartis les séquences et les rôles.

Méthodologie et conseils

Le facilitateur doit être conscient qu'il communique en permanence par son langage corporel et non verbal. Son engagement se manifeste physiquement, tout comme sa qualité de présence, sa capacité à apprécier le silence et à faire preuve d'une écoute attentive et attentionnée. Celle-ci est essentielle et permet l'émergence d'idées communes et créatives, issues de la combinaison des idées individuelles en phase avec les vrais besoins des participants.

En métacommuniquant, il sait aussi recadrer et arrêter les personnes lorsqu'elles rentrent dans une discussion et se jugent mutuellement à l'aune de leurs préjugés.

Il permet le respect du déroulé, du processus et du timing, tout en gardant assez de souplesse pour réajuster les priorités en accord avec les co-designers, le manager ou les participants.

Comment être plus efficace ?

La façon de faire et la façon d'être du facilitateur parlent elles-mêmes d'intelligence collective : avant tout il en est lui-même l'outil

Le rôle du facilitateur est déterminant dans les approches collaboratives. Cette assertion peut sembler paradoxale. Comment faire reposer sur une personne ce qui est de la responsabilité de tous ? Certes lorsque l'organisation est elle-même devenue apprenante, la dépendance à une ou à quelques personnes porteuses des valeurs et des compétences facilitant l'émergence de l'intelligence collective est moindre. Les équipes ont alors intégré les modes de fonctionnement, les manières de travailler, d'animer une réunion et les comportements associés. Selon la maturité, le rôle du facilitateur (qui devient tournant et partagé dans les entreprises matures) varie en intensité et, s'il ne fait pas l'intelligence collective, il y contribue par ses méthodes et sa qualité d'être. Il aide les personnes et le système par ses questionnements à formuler une question profonde et mobilisatrice qui aura du sens pour les organisateurs et les personnes invitées. Plus les parties prenantes sont impliquées et actives, plus le facilitateur crée les conditions d'un dialogue profond et ouvre la possibilité d'un co-leadership des membres de l'équipe lors du séminaire ou le long de la dynamique de changement qu'il accompagne. Toutes ces façons de faire seront validées ou annihilées par ses qualités humaines, par la qualité de ses interactions, par sa sensibilité, son ouverture, son propre engagement incarné, son authenticité, sa présence en tant que personne dans sa totalité.

Quelques compétences du facilitateur (ou du leader) en intelligence collective

• Compétences d'écoute de ses propres besoins et émotions, des sensations et perceptions corporelles.
• Capacité à cadrer la demande et à confronter de façon bienveillante le client.
• Faculté d'empathie envers toutes les personnes et de lâcher-prise.
• Capacité de questionnement en allant chercher les motivations profondes qui donnent du sens et à faire les liens systémiques.
• Capacité de reformulation et de prise de distance (il n'a pas à être d'accord ou pas mais il expose aussi son point de vue).
• Capacité à se positionner en méta et à faire quelques apports théoriques en situation pour faire avancer le système (y compris sur l'intelligence collective !) et sans chercher à avoir raison.
• Capacité à faire respecter le cadre, à prendre soin des autres (y compris sur leurs besoins physiques, corporels).

Les facilitateurs en intelligence collective ressemblent aux leaders facilitateurs et créateurs des conditions d'émergence de l'intelligence collective. Parfaire ses méta-compétences : l'humilité, la discrétion et l'acceptation de sa vulnérabilité, de ses propres imperfections et faiblesses humaines demandent de la modestie et de la pratique !

CAS : Outil d'aide à la prise de conscience de son mode de facilitation

Cette matrice peut être utilisée comme outil d'autodiagnostic. La facilitation en intelligence collective pour qu'elle ne soit pas qu'une surface et soit véritablement différente d'une animation collective classique suppose dès l'amont de la journée et tout le long du processus de conception, d'animation et de suivi une posture et des façons d'être et de faire ensemble spécifiques. Comment distinguer un formateur qui travaille avec des groupes d'un facilitateur qui travaille en intelligence collective au service d'un groupe ?