Fiche 10 : Le world café

Les règles ou étiquette du world café

En résumé

Le world café, mis en place par Juanita Brown et David Isaacs, est un processus de dialogue qui mobilise les participants à un niveau aussi bien émotionnel que rationnel autour de questions qui font sens.

Il favorise la mise en action autour d'une représentation partagée de la situation. Le futur émerge de conversations qui encouragent l'expression de dimensions personnelles dans l'intimité et la convivialité d'une table de bistro.

Une dynamique collective et des propositions concrètes et partagées ainsi que la fertilisation croisée des idées sont produites en s'appuyant sur la sagesse de la communauté.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Échanger sur des défis fondamentaux dans un temps court.
• Faire circuler les idées et les connaissances.
• Générer un dialogue approfondi sans barrière, facteur de confiance et de lien.
• Stimuler la créativité des participants.
• Mettre en mouvement un système au sens propre et au sens figuré.
• Collecter les fruits de l'intelligence collective en temps réel.

Contexte

Le world café peut être utilisé à tout moment de la vie d'un projet ou d'une organisation autour de questions clés qui comptent, qui font sens et qui sont importantes et mobilisatrices pour les parties prenantes invitées. Il est plus approprié sur des problématiques globales que pour produire un plan d'actions. Ce processus rappelle des formes traditionnelles de dialogue qui résonnent dans différentes cultures, et explique son succès dans le monde. Il est très bien accepté en interculturel.

Il peut être utilisé à partir de douze participants et il est particulièrement adapté aux grands groupes jusqu'à plusieurs centaines de personnes.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• En amont, lors de la préparation, les organisateurs prennent soin de définir le contexte, l'intention claire, de créer un espace accueillant, d'explorer et de formuler les questions qui importent pour le groupe.
• Pendant, le facilitateur rappelle le contexte et les règles appelées étiquette aux participants : se concentrer sur ce qui importe, parler avec le coeur, encourager les contributions, relier les points de vue, écouter ce qui émerge, dessiner et s'amuser. Elles visent un dialogue profond et créatif. Il demande à chaque table de désigner l'hôte de table qui restera à sa place et accueillera à chaque nouvelle question des nouveaux participants qui se sont mélangés et auxquels il raconte rapidement ce qui a été dit à sa table. Il donne vingt minutes pour chacune des trois questions qu'il annonce à chacune des séquences.
• À la fin, le facilitateur invite à partager et récolter les découvertes collectives sous forme de phrases brèves.

Méthodologie et conseils

L'intention et les trois questions ont été co-crées en amont avec le demandeur, des membres de l'équipe ou de la communauté et le facilitateur. La qualité des questions suppose une préparation en amont avec un groupe représentatif pour qu'elles fassent sens et interpellent les participants. Des tables rondes de quatre à cinq personnes avec une nappe en papier, des feutres et des crayons de couleur, dans une atmosphère chaleureuse propice à un ton plus intime, sont préparées. L'assemblée est invitée à dessiner sur ces nappes stimulant jeu et créativité.

Comment être plus efficace ?

Le choix du thème et des questions

Si la réussite d'un world café dépend de nombreux facteurs, y compris matériels, l'un des points majeurs est la qualité du thème qui va attirer l'assemblée espérée et la mettre dans un état d'énergie et d'envie de se retrouver. Le choix du thème, sous forme de question centrale puissante, figure sur l'invitation et a un impact sur la création d'un désir, d'une curiosité et sur l'envie de contribuer à un sujet important pour soi et la communauté. D'autres caractéristiques d'une question efficace ont été repérées par un groupe de facilitateurs internationaux : elle suscite la curiosité, encourage une conversation réflexive, dégage les hypothèses sous-jacentes.

Le facilitateur joue un rôle essentiel pour aider à une formulation puissante de la question centrale, puis des deux questions suivantes. En effet la progression des trois questions lors du world café, les mots choisis et leur articulation conditionnent également l'investissement des personnes ; l'appel à leur motivation profonde, à leur créativité et à leur capacité à agir. Elles visent à déclencher des changements.

L'importance des questions : les questions puissantes

Nous pensons perdre du temps à poser des questions, mieux vaut en passer à y répondre, pensons-nous couramment. Le world café, comme l'indique le titre du livre de ses fondateurs, est un processus de conversations qui ambitionnent de " créer le futur grâce à des conversations qui comptent " mais, pour cela, encore faut-il poser les questions qui provoquent ces conversations dans la communauté concernée. Une question puissante est une question qui fait une différence en créant de la valeur.

L'architecture des questions efficaces

Elle se fait sur trois dimensions :

• La construction : les mots choisis influencent l'efficacité de la demande. Les questions les plus efficaces sont ouvertes et souvent formulées en : pourquoi ou comment ? Elles exigent un effort de réflexion. En réalité la formulation dépend de l'objectif visé, une question " quoi " est utile lorsque l'on vise une réponse concrète.
• La portée d'une question doit être précisée et limitée pour ne pas générer un sentiment d'impuissance dans l'assemblée.
  • Comment pouvons-nous mieux gérer notre équipe projet ?
  • Comment pouvons-nous mieux gérer notre entreprise ?
  • Comment pouvons-nous mieux gérer notre processus achat ?

Ici les questions élargissent leur portée et dépendent de l'assemblée invitée.

• Les hypothèses sous-tendant les questions doivent être conscientisées, exposées, modifiées ou neutralisées selon le but visé.
  • Comment pouvons-nous affronter la concurrence des startups ?
  • Comment pouvons-nous collaborer avec les startups ?

Une bonne question est plus importante qu'une bonne réponse. Peu d'organisations accordent une grande valeur aux questions fondamentales et y consacrent temps et conversation.

CAS : Exemple d'outil : les questions efficaces

Le schéma d'architecture des questions efficaces peut servir de point de repère en fonction des objectifs de la question.

Par exemple :

• Pourquoi nos conversations sont-elles importantes ?
• Qu'est-ce qui vous satisfait le plus dans nos conversations ?
• Quand avez-vous été le plus satisfait de nos conversations ?
• Que faire pour que vous soyez satisfait de nos conversations ?

Quelques exemples de questions puissantes

Voici la question posée par des facilitateurs aux participants venus se former à l'art de la question efficace : quelle question sur la formulation des questions vous amène ici ?

Un autre exemple, cette fois sur la progression des trois questions d'une séquence sur l'innovation, issues d'un world café européen à Dresde en 2007 :

• À quels types d'innovations avons-nous affaire aujourd'hui ?
• Pourquoi l'innovation est importante pour vos équipes et vos organisations ?
• Qu'avons-nous besoin de lâcher pour que l'innovation advienne (pour vous, vos équipes, votre organisation) ?

Noter que la question pourquoi peut induire des discussions à n'en plus finir sur les raisons, les causes toujours multiples d'une situation. Elle est à manier avec précaution et à orienter davantage comme question sur le sens, la finalité et être entendue comme " pour quoi ? ".