Fiche 05 : Les plateformes collaboratives en entreprise

Les principaux outils de travail collaboratif

En résumé

Les plateformes de travail collaboratives centralisent, sous la forme d'un site interne ou externe, tous les outils nécessaires à la communication, à la coordination des tâches, au partage du travail et des ressources. Elles constituent ainsi un " bureau virtuel ".

En effet, l'organisation des activités collaboratives dans une entreprise est complexe et présente des contraintes dans les temps d'interaction, les absences, la synchronisation des disponibilités, la répartition des tâches. Via cet espace de travail en ligne, les acteurs concernés pourront travailler, collaborer et apprécier l'avancement des travaux dans leur globalité.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Offrir des outils dématérialisés de travail collaboratif proposant un panel de services.
• Améliorer la communication et la productivité entre les réunions physiques et faciliter le processus de validation et de décision.
• Constituer une base de connaissances de références de l'historique des activités et des actions en cours permettant notamment l'intégration aisée et rapide de nouveaux participants.
• Développer la responsabilité réciproque des membres du groupe de travail ainsi que la notion de copilotage.

Contexte

Les plateformes collaboratives peuvent être utilisées dans différents contextes : pour piloter un projet, pour soutenir une démarche d'innovation, pour créer des synergies entre entreprises dans un secteur donné, pour accompagner la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de travail (télétravail, nomadisme), etc.

Dans les plateformes collaboratives, nous pouvons trouver différents types d'outils : agenda partagé, blog collaboratif, wiki, gestionnaire de tâches, tableau de bord, messagerie instantanée, gestionnaire de documents, outils d'écriture collaborative, outils de sondage, listes de diffusion, forums.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Modéliser les pratiques existantes de travail collectif, les analyser, puis les faire évoluer afin de les adapter à un travail collaboratif dématérialisé. Cela donne l'opportunité de repenser le travail de groupe dans sa globalité.
• Choisir une solution ou un outil de travail collaboratif doit se faire sur la base de ces nouvelles modalités de travail collaboratif.
• Définir une sorte de nouveau contrat collaboratif déterminant les droits et devoirs relationnels et les comportements attendus de chacun des membres.
• Penser à la formation ou à l'accompagnement individuel réalisé par un membre de l'équipe.

Méthodologie et conseils

L'usage d'une plateforme de travail collaboratif nécessite un minimum de compétences informatiques et, pour certains membres, des compétences d'administration. Ces compétences informatiques sont néanmoins secondaires car ce sont surtout les capacités collaboratives et l'ouverture des membres qui contribueront au succès. Ces plateformes peuvent être des logiciels sous licence libre ou payante.