Fiche 11 : Le forum ouvert

Les quatre principes et les animaux totem

En résumé

Le forum ouvert ou l'open space, conçu par Harrison Owen dans les années 1980 aux États-Unis est une modalité de facilitation très vivante et créative. L'assemblée est réunie autour d'un thème général ou d'un sujet stratégique inspirants, conçus par des représentants des participants motivés. Ils sont formulés de façon à mobiliser les invités sur une question inspirante. L'ordre du jour est construit en temps réel lors du séminaire.

Le forum ouvert donne, sur des sujets complexes, la parole à quiconque souhaite la prendre en responsabilité et désire travailler sur le sujet qui lui tient à coeur.

Bien que le processus conduit par un facilitateur soit très cadré, liberté et créativité sur le contenu et les formes de dialogue et de travail sont stimulées.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Créer les conditions nécessaires à des échanges profonds et informels sur des sujets importants pour les participants et l'organisation et co-créer un ordre du jour de façon bottom-up.
• Générer la formulation de problématiques et leur résolution en situation par les participants eux-mêmes.
• Donner à l'assemblée en présence une représentation des préoccupations du système et des thématiques en cours et à chacun la possibilité d'être actif dans des rôles différents.

Contexte

Ce processus est pertinent lorsqu'une organisation veut booster sa dynamique de changement en favorisant l'auto-organisation, la prise d'initiative des membres, la coresponsabilité, l'auto-apprentissage et l'apprentissage collectif tout en s'orientant vers l'action. Cet outil est adapté dès vingt participants et s'utilise jusqu'à plusieurs milliers de participants. Il prend son ampleur avec une assemblée volontaire et pluridisciplinaire. Le processus développe les systèmes horizontaux et en réseau et donne la place à la créativité et l'inattendu (émergence) et à des actions concrètes et portées par des volontaires (convergence).

Comment l'utiliser ?

Étapes

• La plénière au cours de laquelle le facilitateur énonce les cinq principes, les rôles et le processus et la question qui les réunit.
• Les participants en cercle proposent eux-mêmes les thèmes d'ateliers et créent l'ordre du jour (des feuilles de papier et des stylos feutres sont positionnés au centre du cercle). Chaque question formulée est présentée et clarifiée en plénière puis affichée et inscrite en place du marché.
• Des thèmes sont conservés et notés sur un tableau, les participants s'y inscrivent.
• Deux sessions d'environ une heure avec des thèmes différents par session sont organisées en parallèle et animées par le proposant.
• Un temps de visite des différents ateliers est organisé.
• En plénière, les proposants partagent leurs avancées et leur plans d'actions ; un vote est parfois organisé pour que l'assemblée choisisse ses priorités.
• À la fin, on recueille les ressentis et apprentissages liés au processus.

Méthodologie et conseils

L'organisation logistique est clé dans la réussite. Un espace pour la plénière, des lieux identifiés et repérés pour les ateliers, les horaires et la localisation indiqués sur un tableau préparé sur lequel les thèmes seront notés après la place du marché. Des personnes ressources identifiées au préalable et dotées d'ordinateur prennent en note en temps réel les comptes rendus de chaque atelier. Le facilitateur veille au respect du processus.