Fiche 06 : Les réseaux sociaux d'entreprise

Les objectifs des réseaux sociaux d'entreprise

En résumé

Un réseau social d'entreprise (RSE) est un système de communication interne accessible aux employés d'une entreprise et éventuellement aux partenaires (fournisseurs, clients, distributeurs...).

Il regroupe les membres et a pour vocation d'encourager et de favoriser la collaboration, l'interaction, la communication, le travail en équipe, le partage, l'échange entre les individus et/ou des groupes d'individus au travers de fonctionnalités dites sociales, assez proches des réseaux sociaux traditionnels. Les réseaux sociaux d'entreprise visent à doter les employés de meilleurs outils de communication.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Créer et développer une intelligence collective partagée, renforcer la participation des salariés et archiver les connaissances.
• Valoriser dans l'entreprise les compétences, les individus et l'estime de soi et découvrir des experts et de nouveaux talents.
• Créer des communautés de pratiques et des réseaux d'entraide et de support au sein de l'entreprise.
• Favoriser la phase d'intégration de nouveaux collaborateurs.
• Créer des liens entre employés éparpillés dans le monde entier.
• Faciliter une relation directe entre les différents niveaux hiérarchiques, chacun est source d'informations.

Contexte

Les RSE permettent d'accélérer la circulation de l'information, de réaliser une veille efficace, de permettre aux employés de travailler plus efficacement et d'améliorer leurs processus internes qui sont dédiés à un métier (RH, achat, finance, comptabilité, vente, production), soit transverses à l'organisation (communication, gestion documentaire, collaboration). D'autant que les nouvelles générations qui arrivent progressivement en entreprise sont dotées de méthodes plus collaboratives et d'une grande maîtrise des réseaux sociaux.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Débuter par une phase de cadrage. La définition des objectifs du RSE est un sujet majeur et permet de fixer son périmètre. Réfléchir donc au " pourquoi ", au " pour qui " et au " quoi ". Formaliser et détailler les cas d'usage et les fonctionnalités pour servir au choix de l'outil.
• Choisir l'outil support du RSE parmi toutes les solutions du marché.
• Faire ensuite un pilote avec un groupe restreint pour valider les besoins fonctionnels. Un pilote doit durer environ trois mois afin que les participants puissent vérifier si la solution est adaptée et éventuellement déterminer les axes d'améliorations pour ajuster l'offre.
• Déployer ensuite le RSE en accompagnant les utilisateurs, en les formant et en prenant en compte les problématiques d'interaction avec le système d'information.
• Démarrer le RSE au travers d'une communication dédiée. Faire connaître les règles d'utilisation qui ont été établies, suivre son adoption. Analyser l'utilisation des fonctionnalités de manière régulière et identifier les axes d'amélioration.

Méthodologie et conseils

Étendre au maximum l'accès des utilisateurs au RSE va permettre à chacun de contribuer et de l'utiliser afin de faciliter son travail et faire en sorte que la créativité puisse venir de n'importe quel niveau de l'entreprise. Pour ce faire, l'accès au RSE doit être simple, intuitif et s'adresser à l'ensemble des générations.

Comment être plus efficace ?

Soigner votre profil

Sur les réseaux sociaux d'entreprise, comme dans la vie, la première impression est rapidement faite. Votre profil est souvent la première chose que votre interlocuteur percevra de vous, donc présentez vos informations essentielles et vos domaines de compétences et d'expertise.

Publier régulièrement mais avec pertinence

Au-delà de la création de la page, il faut publier régulièrement, apporter des nouveautés, animer votre communauté, fidéliser vos contacts, mais aussi et surtout améliorer votre positionnement au sein de l'entreprise. Mais, attention, l'information doit rester de qualité.

Changer fréquemment de format de publication

Les outils de réseaux sociaux permettent le partage de toutes sortes de contenu (textes, photos, vidéos, audios...). Les utiliser permet de se démarquer, de montrer une part de créativité et de dynamiser l'impact des publications.

Adapter les publications aux attentes de vos collègues

Ne pas oublier que vous êtes dans un contexte d'entreprise. En adaptant vos messages et vos publications, vous devez contribuer à son développement, montrer votre expertise dans un domaine particulier, faire en sorte que le plus grand nombre de vos collègues puissent vous lire.

Être réactif dans vos interactions et mobiliser vos interlocuteurs

La dématérialisation des échanges et de la communication abolit les distances et génère un très fort besoin d'interactivité. La réactivité dans les échanges, surtout quand vous êtes directement sollicité, est à soigner, afin de renforcer la proximité avec vos collègues. Poser des questions, engager des conversations, demander l'avis de vos collègues, les impliquer dans vos réponses..., autant de moyens d'interaction avec le reste de l'entreprise.

Être transparent

Compte tenu de la grande vitesse de diffusion des informations sur les réseaux sociaux, il faut être honnête, respectueux du travail et des contributions d'autrui, et instaurer une relation de confiance avec vos collègues.

Investir dans le temps

Un réel investissement et surtout du temps sont nécessaires pour développer sa présence sur les réseaux sociaux d'entreprise, surtout lorsque vous intervenez dans de nombreux domaines.

Analyser les résultats et les statistiques qui vous sont fournis

Les réseaux sociaux d'entreprise, comme les réseaux sociaux grand public, comportent un volet statistique que vous devez exploiter pour mesurer votre impact et adapter vos contributions en conséquence.

CAS : Développement et amélioration d'un processus de vente dans une entreprise industrielle

Pour développer son processus de ventes, la filiale d'un groupe automobile dédiée aux professionnels avait pour ambition d'améliorer la circulation de l'information à l'intérieur et à l'extérieur de son réseau de vente.

L'objectif était de rompre l'isolement des commerciaux et de développer la performance des équipes commerciales. Les commerciaux passaient la plupart de leur temps sur le terrain et faisaient face à de nombreux problèmes de communication et d'accès aux informations métiers (nouveaux produits, nouvelles références, nouveaux prix, état des produits en stock...).

Le déploiement du réseau social d'entreprise Jamespot, disponible en mobilité (sur tablette et smartphone) a permis d'améliorer la communication entre les commerciaux et les services du siège, de diminuer le délai de réponse aux clients et donc d'améliorer la conclusion d'affaires. L'espace collaboratif a de plus incité au partage des pratiques de vente et à l'entraide entre commerciaux en vue de faciliter l'élaboration des propositions client.