Fiche 03 : La trousse à crayons

Préparer ses crayons pour préparer son cerveau

En résumé

Rien de plus frustrant que de voir des obstacles minuscules gâcher notre volonté de venir à bout d'un dossier important : informations éparpillées ou manquantes, mails perturbateurs, micro-interruptions. La distraction nous éloigne de notre objectif. La matinée est passée et le dossier à peine entamé.

La métaphore de la trousse à crayon nous ramène au temps de notre enfance, lorsque nous préparions nos affaires la veille pour être prêts à partir de bonne heure pour l'école.

En préparant physiquement notre cadre de travail et les éléments de contenu nécessaires, nous conditionnons également notre cerveau à " démarrer de bonne heure ".

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Préparer la " trousse à crayons " la veille nous permet de démarrer directement dans le vif du sujet le lendemain matin, en profitant du temps où notre énergie est à son maximum pour les travaux de réflexion.

Contexte

Cette méthode est particulièrement indiquée pour les dossiers de fond, surtout s'ils doivent faire appel à plusieurs documents répartis en divers endroits.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Prenez une trousse vide.

• Créez dans votre ordinateur un répertoire spécifique pour le dossier à traiter demain.
• Si vous avez besoin d'accéder à des sites Internet, créez de la même manière un nouveau répertoire " favoris ".
• Débarrassez votre bureau de tout autre document susceptible de distraire votre attention. Ne laissez à portée de vue que ce qui concerne votre dossier.

> Rassemblez les crayons.

• Déplacez ou copiez dans votre nouveau répertoire tous les documents dont vous aurez besoin pour traiter votre dossier.
• Ajoutez les pages Internet utiles dans votre nouveau dossier " favoris ".
• Rassemblez tout matériel utile : papier, crayon pour faire un draft, post-it(TM) pour une séquence de créativité, etc.

> Si besoin, taillez vos crayons.

• Commencez à personnaliser la maquette du document aux couleurs de votre projet : les titres, la date et autres éléments spécifiques.
• Ajoutez tout ce qui vous semble utile et ne concerne pas le fond de votre sujet.

Méthodologie et conseils

> Arrangez-vous pour que les documents soient accessibles sans avoir à ouvrir votre boîte mail. L'intérêt de la méthode est justement d'éviter tout risque de distraction ! Créez un raccourci sur votre bureau pour y accéder directement.

> Vous pouvez déléguer la " taille des crayons " si ce travail représente un budget temps non négligeable.

> S'il vous reste du temps, vous pouvez compléter cette méthode avec l'étape du draft (outil 27).

> Si possible, fermez votre ordinateur en mode veille pour laisser toutes les applications et fichiers utiles ouverts et prêts à l'emploi.

> Vous pouvez préparer vos crayons dans l'heure creuse du début d'après-midi, quand votre énergie est au plus bas. Cela vous laissera aussi une marge de manoeuvre pour demander un document manquant.