Fiche 08 : Le compte-rendu actif

Le compte-rendu aide à tenir le cap de la réunion

En résumé

Bien souvent lorsqu'on parle du compte-rendu de réunion, les visages grimacent. Ce mot évoque une tâche pénible, un devoir dont on se passerait bien et dont parfois on peine à voir l'utilité.

Plus un compte-rendu est rédigé longtemps après la réunion, plus il prend de temps à rédiger et moins il est utile.

Au contraire, un compte-rendu rédigé pendant la réunion fait gagner du temps à trois niveaux : pendant la réunion, dans le processus de rédaction et dans la mise en oeuvre des actions décidées.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le compte-rendu actif est bien plus que la mémoire d'une réunion. Il aide à tenir le cap de l'objectif.

Contexte

S'il peut varier à l'infini dans sa forme, son principe est valable pour toute réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Avant la réunion : la finalité conditionne le format.

• Clarifiez la finalité du compte-rendu. Par qui sera-t-il lu : les présents, des absents concernés par le sujet ? À quoi sert-il : consigner la teneur des débats, enregistrer les décisions prises et faciliter le suivi des actions ?
• Choisissez le niveau de rédaction : un compte-rendu de réunion avec les partenaires sociaux raconte les échanges auxquels n'assistent pas les salariés ; un compte-rendu de réunion opérationnelle résume les décisions prises.
• Calibrez le format en le limitant aux informations utiles. Par exemple, un tableau à 3 colonnes " décisions et actions/qui/quand " est suffisant pour une réunion opérationnelle destinée aux participants. Il peut être enrichi de commentaires sur les idées clés échangées ou des remarques concernant la mise en application des décisions s'il doit être lu par d'autres acteurs.
• Ouvrez le document de votre réunion et notez les rubriques d'identification : titre ou projet/date/personnes concernées/thèmes ou plan de la réunion.

> Pendant la réunion : la rédaction aide à tenir le cap vers l'objectif.

• Utilisez le compte-rendu pour clarifier ou formaliser les échanges " alors je note quoi ? " ; " voici le résumé ".
• À la fin de chaque étape de la réunion, notez les idées clés et/ou les décisions.
• Lisez-les au groupe pour les valider avant de passer à l'étape suivante.
• Utilisez le compte-rendu en fin de réunion pour acter les décisions et nommer les responsables des actions à entreprendre, avec une date précise d'exécution.

> Après la réunion : la rapidité de diffusion mobilise les acteurs.

• Réservez 10 à 15' à la fin de chaque réunion pour finaliser le compte-rendu sans quitter la salle. Vous serez plus efficace à chaud.
• Envoyez-le immédiatement : cela crédibilise la réunion et donne l'exemple.

Méthodologie et conseils

> Nommez un rapporteur chargé de remplir le compte-rendu pendant la réunion si vous en êtes l'animateur, ou proposez-vous pour tenir ce rôle si vous êtes participant.

> Créez des modèles réutilisables pour chaque type de réunion.

> Astuce : prendre en photo les feuilles de paper board remplies par le groupe et les diffuser telles quelles aux participants, en pièce jointe ou remplacement du compte-rendu. ?