Fiche 05 : 5 astuces gain de temps en bureautique

Automatiser l'outil pour libérer l'esprit

En résumé

L'automatisation est la clé pour gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée. La mise en forme d'un compte-rendu de réunion est importante pour faciliter son exploitation, mais elle n'a pas besoin d'être revue à chaque fois.

En grande partie, les développeurs des logiciels ont pensé à notre place à de nombreuses fonctionnalités pour gagner du temps. Encore faut-il savoir qu'elles existent. Cet outil n'en présente qu'une infime partie !

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le propos de cet outil est de vous informer des fonctionnalités qui font gagner du temps en bureautique.

Contexte

Repérez les plus utiles pour vous, puis apprenez à les utiliser en cherchant dans les menus, en utilisant la fonction d'aide ou en participant à une formation bureautique.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Utilisez des modèles réutilisables.

• Tous les logiciels proposent d'enregistrer des modèles : documents Word, présentations PowerPoint, feuilles de calcul Excel, mails ou rendez-vous dans Outlook. Enregistrez les informations pérennes que vous compléterez sur vos documents au cas par cas.
• Blocs de construction QuickPart : enregistrez des blocs contenant du texte, des images, des tableaux. Vous pourrez les insérer dans vos documents Word et Outlook.
• Les styles de Word permettent de sélectionner rapidement une mise en forme. Ils servent aussi à créer des tables des matières automatiques.
• Les masques de PowerPoint définissent la mise en forme pour toutes les diapositives.

> Structurez vos documents enmode plan.

• Il permet de gérer les niveaux de titre (parties et sous-parties) facilement dans Word et PowerPoint.
• Il donne une vue d'ensemble hiérarchisée que n'offre pas la vue par diapositive de PowerPoint.

> Gagnez en rapidité d'exécution.

• Apprenez à taper avec vos dix doigts. Vous perdrez du temps au départ, mais vous en gagnerez beaucoup ensuite !
• Utilisez les touches de raccourcis pour les fonctions que vous employez souvent, c'est beaucoup plus rapide que de cliquer avec la souris. Les plus fréquentes utilisent la touche Ctrl suivie d'une lettre : s pour sauvegarder, c pour copier, x pour couper, v pour coller.

> Tirez parti des menus contextuels

• Le clic droit permet d'accéder aux fonctions essentielles relatives à l'élément sélectionné.
• Lorsque votre curseur est dans une figure, une image ou un tableau, le bandeau supérieur du logiciel (ruban) affiche des onglets supplémentaires contenant d'autres fonctionnalités liées à cet élément.
• Par exemple, utilisez les outils de dessins pour aligner facilement plusieurs formes ou remplacer une forme par une autre sans récrire le texte.

> Accédez facilement à vos dossiers.

• Donnez-leur des noms explicites.
• Adoptez une structure identique qui reflète vos missions essentielles pour tous vos dossiers d'archivage : boite mail, disque dur, favoris Internet.
• Créez des raccourcis sur le bureau pour les dossiers que vous utilisez fréquemment, ou utilisez les favoris de votre explorateur Windows.
• Créez des bibliothèques pour regrouper plusieurs dossiers enregistrés à des endroits différents afférant au même projet.

Méthodologie et conseils

> Faites régulièrement le ménage dans vos modèles, favoris, raccourcis.

> Formez-vous, pratiquez, entraînez-vous !