Fiche 08 : La délégation confiée

Piloter la délégation pour optimiser le gain de temps mutuel

En résumé

Voici quelques-uns des freins les plus couramment exprimés par les managers à propos de la délégation : " ce sera mieux fait si je le fais moi-même " ; " ils sont déjà très chargés " ; " la dernière fois, j'ai dû tout recommencer " ; " le temps passé à expliquer, quelle perte de temps " !

Les avertis reconnaîtront derrière ces bonnes raisons le chorus de nos croyances inefficaces.

La délégation est pourtant une clé qui nous permet de réaliser nos projets les plus ambitieux. À condition de bien choisir le délégataire et d'organiser le transfert de la mission pour en assurer le succès.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La délégation est un investissement qui permet des gains de temps considérables.

Contexte

Elle s'applique à tout contexte de management : hiérarchique, transversal, projets.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Choisissez le délégataire.

• Ses compétences ou aptitudes lui permettent de prendre en charge la mission, même s'il doit en développer certaines.
• Il est motivé par ce type de mission.

> Présentez-lui la mission.

• Expliquez en quoi la mission consiste, sa finalité et les enjeux associés.
• Mettez en avant les raisons de votre choix : " pourquoi toi ? " (compétences, aptitudes, motivation) et les bénéfices pour lui (développement, visibilité, etc.)
• Demandez-lui si la mission l'intéresse.

> Posez un cadre précis.

• Précisez le livrable attendu, le délai, les contraintes, les moyens.
• Répondez à ses questions et validez qu'il a compris ce qui est attendu de lui.
• Fixez les règles de votre fonctionnement mutuel : communication, droits et devoirs, jalons de suivi.
• Précisez les critères d'évaluation de la mission (à quoi verrez-vous que la mission est réussie ?), les indicateurs à suivre.
• Validez son acceptation.

> Mettez en place un premier jalon proche.

• Fixez immédiatement la première rencontre dans un délai très court, au cours de laquelle le délégataire présentera les grandes lignes de sa démarche et ses premières idées en version brouillon.
• Cela vous permettra de réagir à moindre coût en termes de temps en cas d'erreur d'interprétation sur l'objectif.

> Planifiez les jalons suivants.

• Ils seront plus ou moins réguliers selon les enjeux de la mission et le niveau d'autonomie du délégataire.
• Leur but : constater ce qui est réalisé, ce qui reste à faire, évaluer les risques de dérives, les besoins, faire des arbitrages et des validations intermédiaires.

> Officialisez la délégation auprès des personnes concernées : vous légitimerez le délégataire et éviterez d'être sollicité en direct.

Méthodologie et conseils

> Soyez réaliste sur la charge de travail. Aidez si nécessaire le délégataire à arbitrer ses priorités par ailleurs.

> Laissez-le faire à sa manière. Il travaillera plus vite et vous gagnerez du temps.

> Accordez-lui le droit à l'erreur, sinon personne n'acceptera vos prochaines missions ! Assortissez ce droit d'un devoir d'alerte.

> N'exigez pas la perfection, donnez-lui au contraire la permission de lutter contre ses propres comportements inefficaces (dossier 8).

> Restez disponible tout au long de la mission pour soutenir et conseiller votre délégataire. ?