Fiche 02 : La méthode 2-20-2-2

Un critère simple pour les demandes courantes de la hiérarchie

En résumé

Nous nous sentons parfois pris entre deux injonctions contradictoires : garder notre concentration pour être efficaces et être réactifs aux nouvelles demandes de notre manager. Pour sortir de ce choix binaire, admettons deux principes :

• il émet sa demande quand il y pense, mais il a rarement besoin du livrable immédiatement ;
• il n'a pas conscience du travail en cours.

À partir de là, la méthode 2-20-2-2 propose un critère simple - la durée du travail demandé - pour clarifier les options possibles.

Cet outil est complémentaire d'une proposition de fonctionnement et d'un pourcentage normatif d'imprévus.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La méthode 2-20-2-2 évite de tomber dans le " oui " systématique ou le refus inapproprié.

Contexte

C'est un outil pratique pour traiter les demandes courantes habituelles de notre manager.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Accueillez la demande de votre manager avec le sourire. Même si vous négociez, montrez que vous acceptez la mission sur le fond.

> Estimez le temps approximatif nécessaire pour traiter la demande et classez-la dans une des 4 catégories : environ 2 mn/environ 20 mn/environ 2 heures/environ 2 jours.

• Catégorie 1 : environ 2'. " OK ! " Traitez la demande tout de suite. De toute façon vous passeriez plus de temps à négocier votre refus. Votre efficacité immédiate rendra d'autant plus crédible vos négociations futures.
• Catégorie 2 : environ 20'. " OK, je le fais dès que j'ai fini ! " Il est important qu'il entende d'abord votre " oui ". Comme la concentration sur une même tâche excède rarement 1 h 30, vous devriez pouvoir traiter sa demande sous 2 heures. Validez que cette proposition lui convient. Dans 80 % des cas, il sera satisfait !
• Catégorie 3 : environ 2 heures. Sauf si vous avez réservé suffisamment de temps pour les imprévus, cette demande vous oblige à revoir votre organisation à court terme :
• Questionnez pour en savoir plus : l'enjeu de la demande, le délai précis, le périmètre ou le degré de précision attendu.
• Négociez le délai dans la journée ou les jours qui viennent, ou le livrable : périmètre, degré de détail, mise en forme.
• Laissez-le choisir ce qui lui convient le mieux.
• Réorganisez votre emploi du temps, gagnez du temps sur une tâche moins importante.
• Catégorie 4 : environ 2 jours. Questionnez pour en savoir plus. Annoncez la durée estimée en expliquant le cas échéant pourquoi (votre manager n'en a pas toujours conscience). Rappelez-lui les tâches importantes en cours et demandez-lui de vous aider à arbitrer vos priorités.

Méthodologie et conseils

> Les durées des catégories sont données à titre indicatif. Il serait bien sûr plus juste de parler de fourchettes de temps (2 à 5 mn ; 20 à 40 mn ; 2 à 3 heures ; 2 à 3 jours).

> Une sollicitation qui nécessite une journée de travail peut être traitée dans la 3^e ou la 4^e catégorie selon le contexte : importance et nature de la demande, priorités par ailleurs.

> Adaptez votre pourcentage de temps réservé aux imprévus à la fréquence des demandes de votre manager. Vous serez plus serein au quotidien. ?