Fiche 01 : L'agenda électronique

Rassembler tout au même endroit

En résumé

Qui n'a jamais oublié un rendez-vous ? Agendas séparés, rendez-vous notés sur des bouts de papier... si tout n'est pas au même endroit le risque est réel.

De plus en plus, les agendas électroniques sont interfacés avec les outils mobiles (Smartphone, tablette). Leur mise à jour en temps réel s'en trouve facilitée, ce qui en fait les référents les plus fiables de notre emploi du temps.

Ils offrent en outre l'avantage de pouvoir rassembler les documents utiles à nos rendez-vous, réunions et séquences de travail personnelles. Un gain de temps précieux pour la mise en route !

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Un agenda électronique bien exploité permet de visualiser le temps nécessaire pour réaliser nos activités, facilite une planification pertinente ainsi que notre organisation au quotidien.

Contexte

Outil de référence de l'organisation, il est associé au levier de la planification (outil 11).

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Notez tout dans votre agenda !

• Les entretiens et réunions, les rendez-vous récurrents (soit en gérant la périodicité, soit en copiant-collant l'événement si les dates fluctuent).
• Les tâches que vous devez effectuer seul. À long terme, notez les budgets temps en " provisoire " pour signifier votre charge de travail même si vous êtes souple sur la date.
• Votre pourcentage d'imprévus (outil 29).
• Les jalons, les relances à effectuer.
• La préparation des réunions en même temps que les réunions elles-mêmes.
• Les temps de déplacement, les temps tampons entre deux activités, les pauses.
• Vos plages de disponibilité (outil 46).
• Vos rendez-vous personnels en mode privé (cadenas), vos vacances.

> Rassemblez les informations.

• Un mail transformé en rendez-vous par copier-coller embarque ses pièces jointes.
• Dans la zone de commentaires, notez vos idées au fil de l'eau, copiez des documents, liens Internet ou mails concernant l'événement.

> Privilégiez un affichage hebdomadaire.

• Vous repérerez mieux les jalons et activités à court terme pour profiter des opportunités (si vous croisez un collègue) ou ajuster vos priorités.
• Regardez en début de semaine les deux ou trois semaines à venir.

> Créez des catégories de couleur.

• Pour identifier le temps passé sur vos missions essentielles (outil 4) et faciliter vos prévisions pour l'année suivante.
• Pour visualiser vos temps de pause et vérifier que vous avez prévu suffisamment de respirations.

> Optimisez l'invitation aux réunions.

• Invitez vos partenaires de travail (dans ou hors de votre organisation) directement avec une proposition de rendez-vous dans laquelle vous insérez un commentaire.
• Réservez la salle en même temps ou mettez en copie la personne qui le fera.
• Affichez les calendriers partagés de vos collègues ou utilisez l'assistant planification pour trouver un horaire commun.

Méthodologie et conseils

> Partagez votre agenda avec votre équipe et votre organisation.

> Indiquez le lieu des événements : bureau, télétravail, extérieur, pour regrouper vos rendez-vous et limiter les déplacements.

> Mettez une alarme pour vos rendez-vous.