Fiche 02 : L'objectif de la réunion

Un objectif précis focalise l'énergie du groupe

En résumé

La dérive des échanges par rapport au sujet est la première cause d'inefficacité des réunions selon 40 % des cadres interrogés, d'après une enquête réalisée par Robert Half en 2010. Puis viennent l'absence d'objectif, la présence de personnes non concernées et le manque de préparation des participants (environ 35 %).

C'est dire si l'objectif de la réunion est un outil essentiel pour diminuer le temps passé en réunion.

Encore faut-il le définir en amont et le communiquer aux participants. Cela permet à chacun de se préparer en vue de cet objectif ou de décliner sa présence si elle n'apporte pas de valeur ajoutée pour l'atteindre.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Un objectif est indispensable pour rentabiliser le temps passé en réunion.

Contexte

C'est le minimum à préparer avant toute réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Définissez l'objectif avant la réunion.

• Un objectif commence par un verbe d'action (établir, décider, définir, réaliser, etc.).
• Il se concrétise par un livrable précis, que chacun pourra visualiser lors de la réunion.
• Il est atteignable à la fin de la réunion : augmenter les ventes de 10 % n'est pas un objectif de réunion ; mais établir le plan d'action qui le permettra, oui.
• Il est vérifiable en fin de réunion : même si l'objectif est d'informer, on pourra vérifier que les participants ont compris et qu'ils tiendront compte de cette information.

> Partagez-le avec les personnes invitées.

• Dans le mail d'invitation, donnez du sens à l'objectif : expliquez les bénéfices attendus.
• Dites aux participants ce que vous attendez d'eux et ce qu'ils doivent préparer.

> Canalisez les échanges lors de la réunion.

• Rappelez l'objectif et le temps restant pour l'atteindre en cas de digression.
• Cadrez les débats : " Comment faire le lien avec notre objectif ? "
• Excluez les discussions hors sujet : " Nous en reparlerons à tel moment. "

> Donner du sens à chaque étape.

• Résumez ce qui est accompli.
• Rappelez ce qui reste à faire pour atteindre l'objectif.

> Évaluez l'objectif et concrétisez le livrable en fin de réunion.

• Consignez dans le compte-rendu ce qui est réalisé : décisions, plan d'action.
• Actez que le livrable est produit, même s'il l'est en version brouillon !
• Résumez ce qui reste à finaliser et les actions à suivre, par qui et pour quand.

Méthodologie et conseils

> Lorsque vous fixez une date de réunion, réservez simultanément du temps en amont pour la préparer.

> Écrivez l'objectif de façon visible par tous si vous craignez la dissipation du groupe.

> Il y a toujours un objectif de réunion. Même si le but est de se retrouver (fédérer l'équipe, fêter un succès...), soyez explicite sur cet objectif relationnel. Il sera motivant et ne décevra pas ceux qui s'attendaient à produire un résultat.

> Il vaut mieux deux réunions courtes avec un seul objectif précis qu'une réunion longue avec deux objectifs.

> Commencez et terminez à l'heure pour maintenir l'attention.

> En tant que participant, demandez l'objectif avant d'accepter une invitation et recadrez sur l'objectif en cas de digression si l'animateur ne le fait pas. ?