Fiche 12 : 10 règles d'efficacité en open space

Initier les règles pour qu'elles soient appliquées par tous

En résumé

L'open space n'est plus un débat, c'est une donnée d'entrée pour une majorité de salariés. Laissons aux directions des entreprises et aux ergonomes le soin d'en améliorer les conditions matérielles : les dernières innovations donnent des résultats encourageants.

Examinons ce que nous pouvons faire, à titre personnel et au sein de notre équipe, pour améliorer notre efficacité.

L'enjeu : la concentration individuelle.

Les 10 règles ci-contre donnent des clés pour diminuer le niveau sonore de l'espace, limiter les interruptions et tirer profit de la solidarité du groupe.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le respect de ces règles par tous favorise la concentration et diminue le niveau de stress.

Contexte

Imaginées par nécessité pour les personnes travaillant en open space, ces règles concernent aussi les visiteurs de ces lieux, et toute personne travaillant dans un bureau collectif.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Choisissez parmi les règles ci-dessous celles que vous voulez appliquer ou souhaitez mettre en place dans votre open space.

> Parlez à voix basse.

• Utilisez un casque qui augmente la qualité du son dans les deux sens (émission-réception).
• Si vous avez une voix qui porte, demandez à vos collègues de vous aider à trouver le ton juste !

> Gérez le niveau sonore de vos visiteurs.

• Si un visiteur vous interpelle en parlant fort, déplacez-vous vers lui et parlez bas.
• Proposez-lui d'échanger hors de l'open space pour ne pas déranger vos collègues.
• Si vous devez travailler à votre poste, rapprochez une chaise pour lui et parlez doucement, c'est contagieux.

> Réduisez les bruits parasites.

• Mettez votre téléphone portable sur vibreur.
• Passez vos appels personnels dehors.

> Soyez discret.

• N'intervenez dans les échanges de vos collègues ou à propos d'un appel entendu que si la situation présente un risque.
• Si possible, différez votre remarque à un moment de pause.

> Utilisez des panneaux de signalisation.

• Fabriquez un chevalet double face à poser sur le bureau : disponible/concentré.
• Évitez les formulations comme " ne pas déranger " qui jettent un froid !

> Détendez-vous avec modération.

• La détente est saine dans la vie d'un groupe. Si les plaisanteries de vos collègues vous gênent, faites-leur signe de respecter le silence avec un grand sourire.
• Si vous-même avez besoin de vous détendre, proposez au bout de quelques minutes à vos compagnons de jeu de quitter l'open space pour continuer la pause dehors.

> Gérez les arrivées successives.

• Les premiers arrivés sont parfois pénalisés pendant une heure par des bonjours sympathiques qui les déconcentrent.
• Instaurez la pause de 10 h tous ensemble !

> Occupez l'espace judicieusement.

• Attribuez les places du fond à ceux qui ont besoin de calme, celles près des accès à ceux qui aiment les échanges.
• Changez de place en fonction des besoins du moment, afin que chacun puisse goûter au calme pour traiter un dossier important.

> Soyez acteur de la régulation.

Soyez attentif à ce qui se passe autour de vous. Invitez vos collègues à sortir ou baisser le ton si quelqu'un souffre du bruit.

> Cultivez la solidarité.

• Dérivez la ligne téléphonique d'un collègue qui a besoin de se concentrer.
• Tour à tour, vous serez plus efficaces sur vos dossiers de fond.

Méthodologie et conseils

Appliquez vous-même les règles pour en démontrer les bénéfices avant de les proposer à vos collègues. ?