Fiche 03 : Le rétroplanning

Tenir compte du temps de travail des contributeurs

En résumé

Il arrive que nous nous mettions en difficulté parce que nous demandons trop tard un travail à quelqu'un qui n'est plus disponible pour le faire.

Le rétroplanning est une représentation graphique de l'enchaînement des tâches d'un projet à livrer à une date fixe.

Il nous permet de nous organiser pour tenir les délais et facilite le pilotage des actions menées par d'autres contributeurs.

Le rétroplanning est une variante simplifiée du diagramme de Gantt utilisé pour piloter des projets complexes (grand nombre de tâches, de contraintes, de contributeurs).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le rétroplanning permet d'optimiser le temps de déroulement d'un projet et de contrôler les risques de dérive pour tenir un délai.

Contexte

Il est utile pour tout projet avec remise de livrable à date fixe composé de plusieurs tâches plus ou moins interdépendantes les unes des autres. Encore plus lorsque plusieurs contributeurs sont impliqués.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Faites l'inventaire des tâches à faire.

• Listez tout ce qui doit être fait, par vous ou par d'autres. N'oubliez pas les tâches de réflexion. Fractionnez en tâches secondaires les tâches trop lourdes.
• Estimez une durée pour chaque tâche.
• Identifiez les tâches interdépendantes : quelles sont celles qui ne peuvent être démarrées avant qu'une autre soit finie ?

> Ordonnancez les tâches.

• Classez les tâches dans l'ordre logique de réalisation. Représentez par un rectangle sur un calendrier leur durée.
• Indiquez d'une flèche ou " connecteur " partant de la fin d'une tâche A au début d'une tâche B les liens de dépendance (B ne peut être commencé tant que A n'est pas fini).
• Superposez verticalement les tâches qui peuvent être menées en parallèle.
• Marquez les jalons ou points critiques : les livrables intermédiaires indispensables à la poursuite du projet.

> Mettez à jour votre agenda.

• En partant de la date de fin du projet, notez de façon visible les jalons. Prenez une marge de manoeuvre pour parer aux aléas.
• Réservez le temps nécessaire pour effectuer le travail qui vous revient.
• Planifiez les réunions et leur préparation.
• Notez les relances à effectuer auprès de vos contributeurs.

> Et si le rétroplanning ne rentre pas dans le délai imparti ?

• Trouvez des solutions pour raccourcir les tâches qui ne sont pas majeures : délégation, défi temps absolu (outil 33) ; renoncez à la perfection... voire à certaines tâches.
• Révisez vos priorités, gagnez du temps sur vos autres missions ou projets.
• Négociez un report de délai avec votre commanditaire si cela est possible.

> Agissez et pilotez.

• Annoncez le plus tôt possible à vos contributeurs ce que vous attendez d'eux et fixez le calendrier des réunions de travail.
• Suivez l'avancement des tâches sur le rétroplanning.

Méthodologie et conseils

> Ne sous-estimez pas le temps de travail de vos contributeurs. Anticipez les congés, une surcharge d'activité. Validez avec eux le rétroplanning.

> Demandez-leur de vous alerter en cas de retard pour réviser le rétroplanning.

> En cas de dérive, faites de nouveaux arbitrages sur les tâches ou vos autres missions. Demandez de l'aide si possible.

> Alertez votre commanditaire le plus tôt possible en cas de dérive critique.