Fiche 02 : Le plan de formation

Planifier la conception et la réalisation de toutes les formations

En résumé

Le plan de formation est le document de référence de tout le processus pédagogique construit pour l'accompagnement d'un changement. Il donne toutes les informations aux questions : Qui sera formé ? Avec quels formateurs ? À quoi seront formées les personnes en termes de contenus ? Quand les formations auront-elles lieu ? Comment et selon quelles modalités pédagogiques ? Quel sera le coût du dispositif de formation ? Le schéma ci-dessus résume toutes les questions auxquelles le plan de formation apporte des réponses opérantes en termes de conception et de déploiement des formations.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le plan de formation est le document de référence du processus pédagogique du projet. Il constitue l'élément qui va permettre le déclenchement de la production des supports et de toute la logistique pour la réalisation des formations. Une fois validé, celui-ci est à l'initiative des phases de conceptions des supports, de formation des formateurs et de logistique des formations. Ces trois étapes sont indispensables à la réalisation des formations.

Contexte

Le plan de formation se fait après avoir formalisé les besoins pédagogiques (cf. outil 33). La logistique de formation (cf. outil 35) se fait bien souvent en même temps. C'est un outil différent car les informations seront utilisées de manière indépendante par rapport au contenu du plan de formation.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Planning de déploiement du projet. En fonction des impératifs et du planning du projet, nous vous conseillons de faire un rétro-planning des grandes étapes.
• Définition des actions de conception de formation. On reprend les éléments des besoins pédagogiques et on identifie les actions à mettre en oeuvre pour les concevoir. Ces actions doivent couvrir la réalisation des documents du module pédagogique (PowerPoint de présentation, cahier d'exercices, livret du formateur, module e-learning, ...).
• Définition du calendrier de dispense. À partir des besoins en formation, du planning de déploiement du projet et à partir des contraintes d'organisation et de logistique d'une session, définissez le planning des formations.

Méthodologie et conseils

Nous attirons votre attention sur les phases post-formation. L'évaluation du formateur est toujours faite mais celle des stagiaires n'est pas systématique. Aussi faut-il s'assurer du niveau des personnes formées à l'issue des séances de formation. L'autre point important concerne la pérennisation des contenus de formation pour les nouveaux arrivants mais également pour des personnes qui voudraient s'y replonger.

Comment être plus efficace ?

Nous distinguons trois stratégies types de formation en fonction du caractère plus ou moins collectif de la cible et des supports mobilisés.

• La formation collective consiste à former toutes les personnes d'un périmètre donné. Avec des degrés différents d'approfondissement, toutes les personnes concernées suivent tout ou partie des formations en fonction de leurs besoins au regard de leur activité. Très utilisée pour des formations informatiques, cette stratégie de formation s'avère moins pertinente lors des projets organisationnels et culturels.
• La formation par relais consiste à former quelques personnes avec un niveau d'expertise élevé pour qu'ensuite, ces dernières puissent redéployer ces formations auprès d'autres agents. Pour une bonne maîtrise des contenus et des messages de la formation, nous conseillons d'avoir un seul niveau de formateurs relais. Cette stratégie exige un temps plus important pour la période de formation qui se fera en deux vagues : la première vague pour les relais et la deuxième vague pour les salariés. Cette stratégie permet de minimiser les coûts de formation et de créer des experts en internes qui joueront le rôle de référent après le projet.
• La formation ciblée s'apparente à du tutorat/coaching. Un nombre de personnes limité est formé individuellement de manière personnalisée. Le formateur orientera son contenu de formation sur la présentation de concepts, méthodes et pratiques mais surtout travaillera avec les stagiaires à la résolution de cas pratiques dans leur environnement de travail.

EXEMPLE de Formalisation d'un module

En formation professionnelle appliquée, il est conseillé d'appliquer la règle des trois tiers. Cette règle consiste à traiter dans les contenus de formation des trois thèmes suivants sur des séquences 1 h 30 :

• 30 minutes de présentation de concepts et méthodologies ;
• 30 minutes d'applications et d'exemples ;
• 30 minutes d'exercices.

Dans une journée de formation, il est préconisé de faire 4 séquences de 1 h 30 d'apprentissage de connaissances avec la règle des trois tiers et, en fonction des thèmes de formation, de terminer par un cas de synthèse reprenant tout ou partie des contenus présentés. Ce moment de synthèse est très important pour une bonne assimilation des connaissances enseignées. Cela peut prendre la forme d'un atelier visant à s'interroger sur les conditions de mise en application des thèmes étudiés, une mise en situation pour traiter un cas concret de l'entreprise ou bien une étude de cas interne ou externe à l'entreprise. Pour des raisons de saturation cognitive et de respect du rythme biologique des stagiaires, les journées de formation ne doivent pas excéder 7 h 30 avec des phases interactives toutes les 30 minutes lors des séquences. Cet ouvrage ne traite pas des techniques et sciences de l'éducation et de la pédagogie. Les remarques énoncées sont issues de la pratique. Nous vous conseillons de vous reporter à des ouvrages spécialisés pour approfondir ce thème.

En termes de pédagogie, nous conseillons également d'aborder trois ou quatre idées fortes majeures lors des phases de concepts dans les séquences. C'est un des pièges classiques de la formation que de vouloir donner trop de connaissances. Cette tendance inflationniste conduit bien souvent à une saturation chez les stagiaires et à un manque de lisibilité du programme d'ensemble. En reprenant les objectifs pédagogiques qui sont à l'origine des sessions de formation, il est important de s'interroger sur les thèmes centraux et éviter de noyer les stagiaires avec une accumulation de connaissances dont ils ne percevront pas l'intérêt et l'utilisation.