Fiche 03 : La logistique de formation

Organiser matériellement le déroulement des formations

En résumé

La logistique de formation consiste à planifier les formations et à organiser les conditions matérielles de leur organisation. C'est une action administrative qui nécessite d'être rigoureux pour ne rien oublier. Les conditions matérielles des formations ne remplacent pas le fond de ces dernières mais contribuent grandement à leur succès.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

De manière caricaturale, il arrive d'entendre " cette formation était bien parce que la nourriture était bonne ". La corrélation entre qualité pédagogique et gastronomique n'est en aucun cas avérée mais cette expression signifie l'importance de la logistique pour le bon déroulement d'une formation. Cela consiste à s'assurer que toutes les conditions matérielles sont réunies. L'action de formation nécessite un gros travail logistique (réservation des salles, constitution des groupes, invitation, restauration des stagiaires, etc.) qu'il est important de mener avec rigueur.

Contexte

Une fois les besoins pédagogiques identifiés et les supports de formation conçus, on peut commencer à organiser les sessions de formation. Cela se fait dans le cadre du plan de formation dans les dernières étapes de celui-ci ou de manière autonome après la réalisation de ce dernier.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Prévoir le planning et l'organisation des sessions. Le planning est à l'image du schéma de la page précédente et l'organisation consiste à traiter les points logistiques suivants :
  • Quelles sont les ressources nécessaires en terme de salles (nombre, taille, emplacement géographique, etc.), de matériel (vidéoprojecteur, tableau de papier, ordinateurs, imprimantes, stylos, etc.), de logiciels (en cas de formation outil : quels logiciels, quelles versions, quels jeux de données, accès intenet) ?
  • Quel est le nombre de formateurs et le nombre de supports nécessaires ?
  • Quels sont les besoins d'hébergement et de restauration des stagiaires et des formateurs ?
  • Quels sont les moyens de transport ? Les stagiaires et formateurs se rendent-ils sur le lieu de la formation par leurs propres moyens ou faut-il réserver un transport ?
  • Faut-il envoyer des convocations ? Comment se fait l'inscription des stagiaires aux sessions ?
  • Qui gère les évaluations et comment sont-elles récupérées à l'issue de la formation ?
  • Faut-il donner des accès spécifiques aux stagiaires pour les modules e-learning ?

• Pilotage de l'action de formation. Cela peut figurer aussi bien dans le plan de formation (cf. outil 34) que dans cet outil dédié aux éléments logistiques de la formation. Il s'agit de suivre certains indicateurs clés pour s'assurer que les actions de formation se déroulent comme convenu.

Méthodologie et conseils

Envoyez les convocations au moins un mois à l'avance en demandant un accusé de réception. Faites une relance à 10 et 5 jours pour que personne n'oublie. C'est aussi l'occasion lors de ces relances d'adresser aux stagiaires des éléments à préparer le cas échéant.