Fiche 04 : Analyse des risques

Identifier et couvrir les risques d'un projet de changement

En résumé

Parce qu'un projet de changement n'est pas un long fleuve tranquille et que la réalisation même du changement entraîne des conséquences non prévues pouvant être graves et mêmes fatales, l'analyse des risques apparaît comme un outil de pilotage d'un projet de changement. Cela consiste à lister les principaux risques, à les qualifier en termes de probabilité, gravité et criticité pour envisager les actions de couverture qu'il faudra suivre tout au long du projet.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Un risque représente la possibilité qu'un événement survienne, dont les conséquences sont susceptibles d'être néfastes pour le projet. C'est un danger éventuel plus ou moins prévisible, qu'il faut prendre en compte, donc qu'il faut apprendre à repérer, analyser et couvrir aux moyens d'actions spécifiques. L'enjeu est de prendre en compte des événements non avérés mais estimés probables, afin d'optimiser la réussite du projet.

Contexte

L'analyse des risques se fait dans la phase de diagnostic du changement ou bien lors de l'étude d'impacts. Les actions de couvertures des risques seront probablement des actions de communication, de formation et d'accompagnement. Par contre leurs résultats feront l'objet d'un pilotage particulier pour s'assurer que les risques identifiés sont couverts.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identification des risques. Les différents risques liés au projet de changement sont identifiés et renseignés en termes de conséquences, d'échéances et de probabilités. Cela peut se faire par un groupe de travail avec les principaux responsables du projet et des services bénéficiaires.
• Évaluation des risques. L'identification des risques sert avant tout à évaluer la probabilité et la gravité (entre 1 et 4 comme le montre la figure de la page précédente). La multiplication de la probabilité et de la gravité permet l'obtention de la criticité évaluée entre 1 et 16. Les risques sont mentionnés dans la figure de la page précédente permettant ainsi d'identifier les risques les plus critiques.
• Maîtrise des risques. Pour les risques les plus critiques, sont définies des modalités de couverture avec des actions définies en termes de moyens, de responsabilité, de planning et de résultats attendus. Il est intéressant de faire un croisement entre ces actions de couvertures des risques et celles d'accompagnement du changement pour une complémentarité des chantiers d'accompagnement du changement.

Méthodologie et conseils

Pendant toute la durée du projet, il est pertinent de réévaluer, à intervalles de temps réguliers (la plupart du temps une fois tous les mois), l'évolution des risques. L'évolution d'un risque doit conduire à l'ajustement d'une action de couverture.

Comment être plus efficace ?

Dans un projet il y a plusieurs types de risques :

• Le risque social. Les salariés peuvent voir dans le projet une perte d'acquis et une dégradation des conditions de travail pouvant justifier un refus passif ou bien un mouvement social sous la forme d'une grève.
• Le risque organisationnel. Les changements d'organisation dus à un projet peuvent donner lieu à des dysfonctionnements en raison du fait que les nouvelles organisations en termes de périmètre et d'activité ne soient pas connues de tous.
• Le risque informatique. L'évolution des personnes et des systèmes informatiques peut conduire à ce que des applications ne soient pas adaptées à des évolutions d'activité et que des personnes ne sachent pas utiliser les fonctionnalités de certaines applications. Il y a également le risque des habilitations informatiques qui traduit le fait que certaines personnes n'aient pas accès aux applications informatiques dont elles ont besoin dans leur nouvelle activité.
• Le risque client. Le changement en cours entraîne des perturbations quantitatives et qualitatives pour la réalisation et la livraison des prestations client.
• Le risque financier. Le coût du projet risque d'être dépassé en raison de retards dus à différents éléments qu'il est nécessaire d'identifier comme les ressources disponibles.
• Le risque de suractivité. Le projet peut entraîner une surcharge de travail sur certaines personnes pour lesquelles la charge de travail du projet s'additionne à celle de leur activité déjà très prenante.
  

EXEMPLE de Matrice des risques