Fiche 05 : Tableaux des acteurs clés

Repérer les acteurs clés d'un changement

En résumé

Dans un projet, il y a toujours des acteurs qui comptent plus que les autres de par leur position hiérarchique, leur légitimité et leurs fonctions de représentativité. On les appelle en général les acteurs clés ou les acteurs pivots. Il est important de les repérer car il faut leur porter une attention toute particulière pour la réussite du changement.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Du fait de l'écoute dont ils jouissent de la part des autres mais aussi de leur pouvoir décisionnel, les acteurs clés peuvent être de très bons leviers du changement. Dans une logique de lobbying, il s'agit de les identifier et d'envisager des dispositifs de communication et de participation individualisés.

Contexte

L'analyse des acteurs clés doit se faire dès le début du projet dans la phase de diagnostic afin d'en tenir compte dans les actions envisagées. Cette liste sera mise à jour régulièrement au fur et à mesure de l'avancé du changement.

Comment l'utiliser ?

Étapes

La première étape consiste à identifier la population que constituent les acteurs clés. Pour cela, le plus simple est de remplir un tableau sur le modèle de la page précédente qui précise :

• leur nom ;
• leur position hiérarchique et fonction ;
• leur rôle dans le projet (font-ils partie du comité de pilotage du projet par exemple ?) ;
• leur niveau de support au projet ; est-ce qu'ils sont très (+++), moyennement (++), peu (+) ou pas (-) intéressés à la réussite du projet ? ;
• ce qu'ils ont fait ou peuvent faire pour le projet (comme par exemple participer à une réunion) ;
• ce qu'ils ont fait ou peuvent faire contre (ne pas allouer les ressources suffisantes, faire courir des rumeurs, ne pas valider certains points du projet, etc.) ;
• avec qui aiment-ils parler et échanger et qui écoutent-ils ? ;
• quelles sont les réunions et diverses rencontres auxquelles ils participent ?

Pour chacun d'eux, il faut ensuite définir de manière précise les actions à mettre en place.

Méthodologie et conseils

Après avoir identifié les acteurs clés dont le nombre oscille en général entre trois et vingt, il faut définir pour chacun d'eux les actions en terme de réunions, de rendez-vous, de participation, d'interviews, etc. sur toute la durée du projet pour obtenir leur adhésion. En général leur nombre ne dépasse pas vingt et se situe en général à une dizaine voire une quinzaine de personnes.

Parmi les acteurs clés, il y a ce que nous appelons le noyau dur. Ce sont les 3 ou 4 personnes les plus influentes qu'il faut impérativement traiter.

Comment être plus efficace ?

Le tableau des acteurs clés est très souvent complété par un tableau des conflits qui définit à l'instant t les différents qui existent entre les salariés de l'entreprise et dont les conséquences peuvent être fâcheuses pour le déroulement du projet. La structure de tableau suivante vous propose une architecture pour recueillir et qualifier les conflits latents.

Tableau des conflits

En complément des conflits, l'exercice qui consiste à lister les tabous est intéressant à mener de telle manière que le projet en tienne compte et ne crée pas de situation de blocage par ignorance de ces derniers. À titre d'exemple, veuillez trouver ci-dessous, un tableau de tabous dans une entreprise industrielle obtenu à l'occasion d'un échange collectif.

L'atelier des tabous

EXEMPLE de Tableau des acteurs clés

Le tableau suivant est extrait du tableau des acteurs clés d'un gros projet informatique qui entrainait de très grosses modifications organisationnelles. Réalisé dans un contexte post fusion, ce projet avait une dimension politique importante et nécessitait une approche en termes de lobbying auprès des décisionnels tels que le directeur commercial et le directeur de la production.