Fiche 07 : Dimensionnement de l'équipe conduite du changement

Combien de personnes et quel budget pour la conduite du changement ?

En résumé

L'analyse de certaines variables du projet permet de définir si celui-ci a besoin d'une équipe conduite du changement en mode soutien, déploiement ou intégration. À chacune de ces configurations correspondent un volume de personnes et un budget. Le nombre de personnes prévues et le budget envisagé constituent les éléments de dimensionnement d'une équipe de conduite du changement.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Pour dimensionner une équipe de conduite du changement, nous proposons de calculer les deux dimensions du changement :

• la largeur du changement : il s'agit du nombre de personnes, de fonctions et de sites qu'il faut intégrer dans le périmètre du projet de changement ;
• la profondeur : il s'agit de l'importance des changements pour les différentes cibles.

Contexte

Le dimensionnement de l'équipe conduite du changement se fait au début d'un projet dans la phase de réflexion stratégique en même temps que le cadrage (cf. outil 6).

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Mesurer la largeur du changement. La largeur du changement correspond à l'ampleur du changement en termes de cible que nous évaluons par un questionnaire.
• Mesurer la profondeur du changement. La profondeur du changement correspond à l'intensité des changements pour les cibles. S'agit-il d'une profonde remise en question de leurs pratiques ou bien simplement d'ajustements ? Pour répondre à cette question nous proposons une trame de questionnaire.
• Définition d'une configuration et du dimensionnement correspondant

  Autissier, Moutot, Méthode de conduite du changement, 3^e éd., Dunod, 2013.

  . Après avoir identifié la largeur et la profondeur du changement, nous sommes en mesure de déterminer une configuration de conduite du changement en croisant ces deux axes. L'axe de la profondeur du changement en abscisses fait état des trois niveaux (respectivement 20, 50, 70). Celui de la largeur en ordonnées donne également trois niveaux (respectivement 20, 50, 70). Ces chiffres sont le résultat de l'expérience de multiples projets. Ce croisement nous donne trois configurations types qui sont :
  • La configuration soutien. Il est préconisé l'emploi d'une ou deux personnes en charge de la formation et de la communication. Ces personnes sont rattachées au chef de projet.
  • La configuration déploiement. Cette configuration est mobilisée pour des changements moyens. L'équipe " conduite du changement " est composée de 3 à 5 personnes.
  • La configuration intégration. Du fait d'une cible importante à couvrir, les cellules de conduite du changement représentent 10 à 12 personnes réparties entre une équipe centrale et des équipes terrain réparties dans les unités concernées.

Méthodologie et conseils

Pour de raison d'efficacité et de rapidité, il est possible de reprendre le questionnaire de la feuille de cadrage et d'associer la configuration soutien au niveau de changement simple, celle de déploiement au niveau de changement important, et celle d'intégration au niveau de changement complexe.

Comment être plus efficace ?

Les questionnaires suivants permettent d'évaluer la largeur et la profondeur du changement pour déterminer le dimensionnement de l'équipe conduite du changement.

La grille suivante résume les différentes configurations des équipes conduite du changement et les estimations de leur coût en pourcentage du projet

EXEMPLE de Budget de conduite du changement

L'exemple suivant est un chiffrage de la conduite du changement en nombre de jours pour projet informatique dont le niveau de changement a été qualifié de moyen. La répartition des jours entre les phases de diagnostic, de leviers et de pilotage est intéressante Elle montre l'importance de la phase levier et notamment de la partie formation qui représente environ 53 % de la charge en conduite du changement. Dans ce cas, la charge de formation a été intégrée tant dans sa partie conception que réalisation. Parfois et notamment dans les projets informatiques, la réalisation de la formation est sortie du coût de la conduite du changement en raison de son importance mais aussi du fait que cela peut relever des dispositifs de formation de l'entreprise.

Les phases de diagnostic et de pilotage représentent environ 10 % chacune du projet. Ce sont des évaluations que l'on retrouve dans de nombreux projets tant informatiques qu'organisationnels. U n élément structurant et couteux des projets informatiques est l'étude d'impacts. Dans l'exemple elle représente 16 % mais peut aller jusqu'à 20 %.