Fiche 02 : Études d'impacts organisationnels

Expliciter pour les structures et/ou les processus les principaux changements

En résumé

Les fiches d'impacts organisationnels consistent à décrire textuellement ce qui va changer en mentionnant la situation avant et après. La compilation de toutes les fiches d'impacts permet ensuite d'envisager toutes les actions de conduite du changement.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La principale contrainte pour réaliser une étude d'impacts est de bénéficier d'une cible du changement claire. Celle-ci tarde généralement à être finalisée et achoppe souvent sur quelques décisions qui peuvent traîner. D'un autre côté, la réalisation de l'étude d'impacts doit intervenir le plus tôt possible afin de pouvoir enclencher les actions de préparation à la mise en oeuvre du changement.

Contexte

L'observation des projets montre qu'une cible n'est quasiment jamais totalement finalisée et que certains points continuent d'évoluer souvent jusqu'après le projet. Il est par conséquent illusoire de vouloir démarrer l'analyse d'impacts une fois que la cible est totalement définie. Il faut la démarrer dès qu'un périmètre de la cible paraît relativement bien figé et accepter de réaliser des itérations par la suite.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Chaque impact est décrit de manière littérale en termes de situation actuelle (avant changement) et future. Une fois terminée, la fiche d'impacts permet de nombreuses utilisations qui apparaîtront dans le plan de transition.

• La première étape est la formalisation des fiches d'impacts. Après avoir identifié les différents processus et structures à analyser, il est conseillé de constituer un groupe de travail avec des opérationnels. Nous conseillons de faire trois réunions : une première de description de l'existant, une deuxième d'analyse des changements et une troisième de validation. Le modèle de fiche préconise de formaliser la situation avant et après le changement pour les points de changements identifiés. Il est possible de compléter cette fiche par des commentaires, un repérage des changements par rapport aux axes des radars et l'aire du changement (le pourcentage de personnes concernées par ce changement par rapport à l'ensemble des personnes concernées par le projet).
• La seconde étape est la consolidation des fiches d'impacts. Toutes les fiches d'impacts sont validées par les personnes concernées et, à une date butoir, celles-ci sont considérées comme définitives. Une liste des changements est alors réalisée avec leur importance et les populations concernées.

Méthodologie et conseils

Dans les projets informatiques il est important de coupler l'étude d'impacts avec la phase d'écriture des spécifications fonctionnelles. Ainsi, au moment où cette phase de spécifications est terminée, l'analyse d'impacts ne nécessite plus que quelques jours de synthèse pour être à son tour terminée.