Fiche 12 : Chartes et guides de bonnes pratiques

Les salariés (et ex-salariés) parlent de leur entreprise sur les réseaux sociaux. Ce sont plutôt des hommes, des jeunes et des cadres. 2/3 en parlent positivement. 1/5 en parlent négativement. Peu nombreux sont ceux qui ont été sensibilisés par leur entreprise sur ce qui est légal ou non ni sur ce que l'entreprise autorise. Pourtant, plus ils le sont, moins ils sont enclins à critiquer. Ce sont surtout les salariés du public qui sont formés. Contrôler est illusoire, suivre est déjà très difficile et l'anonymat est très accessible. Mettre en place une charte ou un guide de bonnes pratiques est l'un des multiples enjeux des DRH.

Les éléments essentiels d'une charte de bonne conduite

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

• Présenter les usages autorisés sur Internet et les réseaux sociaux. Ils peuvent être différents en fonction du métier ou du niveau hiérarchique.
• Définir qui peut parler de l'entreprise et qui peut parler au nom de l'entreprise.
• Homogénéiser les comportements.
• Préciser ce qui est personnel et ce qui est professionnel.
• Se prémunir des dérives.

Contexte

Les salariés, surtout les plus jeunes déclarent pouvoir être amenés à critiquer leur entreprise. À tel point que certains ont été licenciés pour l'avoir fait sur Facebook. Pour certains salariés, partager publiquement des informations sur des projets en cours, y compris avec des concurrents est autorisé.

Sans se préparer à cette prise de parole, naturelle pour vos collaborateurs, vous vous exposez à des risques d'attaque, à de la divulgation d'informations confidentielles, à une dégradation de votre image. Charte ou guide sont des préalables nécessaires pour limiter les risques. Il s'agit plutôt d'expliquer et d'accompagner des collaborateurs que de prévoir un document juridique.

Pour aider les entreprises à se poser les bonnes questions, le groupe AXA a rendu public son document interne : le guide du bon sens numérique. Orange a mis en ligne son " guide de bonnes pratiques des médias sociaux ".

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Définissez une charte interne concernant la prise de parole sur Internet. Suivez cette prise de parole pour la mesurer et l'évaluer. Encouragez les salariés à s'exprimer.
• Le document que vous mettez en place rappelle ce que sont les médias sociaux, leurs enjeux et leurs risques :Il précise la stratégie de l'entreprise et sa vision sur l'utilisation de ces outils.Il indique vos recommandations pour les créations de profils, les règles de contribution, d'échange et de partage.Il communique vos règles quant à l'usage personnel au travail et quant aux références à l'organisation à titre privé.Il informe les représentants officiels de leurs contraintes particulières.Il rappelle ce qui est totalement interdit.

Méthodologie et conseils

Proposez à vos équipes de créer deux profils différents sur les comptes grand public comme Facebook ou Twitter. Les règles d'usage professionnel ne sont pas les mêmes que sur un plan personnel. Évitez d'aborder les thèmes personnels sur les profils professionnels et réciproquement. Le projet de charte implique les différentes parties prenantes : direction, management, RH, salariés et représentants du personnel. Sa mise en place est accompagnée par les managers de proximité.

Avoir un compte professionnel sur les réseaux sociaux peut être validé par la hiérarchie. Ce type de profil n'est pas adapté à tous les postes.

Si une charte de bonnes pratiques est nécessaire en interne, pensez à inclure une charte de modération sur vos espaces publics : blog, page Facebook, forum...