Fiche 02 : La planification souple

Planifier avec souplesse pour mieux conserver son énergie

En résumé

La planification souple nous permet de structurer notre temps futur avec une certaine flexibilité. Il s'agit de planifier ce que nous devons réaliser pour aboutir à nos objectifs et nos désirs, avec une attitude interne de souplesse, tout en tenant compte de la relation au temps des autres. La planification souple vise à concilier rigueur (pour l'atteinte des objectifs et désirs) et lâcher-prise (pour éviter une planification trop rigide). Elle ouvre vers de nouvelles solutions, sans tension. La planification souple est naturelle lorsque nous sommes en pleine conscience.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La planification souple est une attitude interne de pleine présence, à chaque instant, quelle que soit la somme de nos activités. Cette souplesse interne permet de planifier et gérer nos activités y compris les imprévus, en évitant toute tension.

Contexte

Cet outil s'utilise quand nous devons intégrer de nouvelles priorités sans mettre en risque celles sur lesquelles nous sommes déjà engagées.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Plus que des étapes, il s'agit d'approches différentes combinables, qui nous permettent de réorganiser nos priorités, en lâchant prise, sans tension interne. Voici les deux extrêmes de la planification souple, entre les deux nous trouverons des nuances :

• L'agenda " light " : laissez des espaces libres pour les imprévus (environ 30 %).
• L'agenda " full " : remplissez toutes les cases en prévoyant tout " dans l'idéal ".

1.Pour alléger votre agenda : lâchez les activités de moindre importance du type " ce serait mieux si... " ; ne participez qu'aux réunions auxquelles vous êtes indispensable ; ne lisez que les mails dont vous êtes destinataire, diminuez votre exigence de perfection...

2.Pour remplir votre agenda : prévoyez toutes les tâches pré ou post-requises à vos activités qui ne sont pas des imprévus : collecte d'informations, préparation de rendez-vous, d'entretiens, comptes rendus de réunion ; anticipez : planifiez chaque semaine des activités qui contribuent à des objectifs moyen et long termes (30 %), prévoyez des plages libres pour les imprévus.

Méthodologie et conseils

S'il s'agit d'un projet de long terme, de type nouvelle orientation dans la vie professionnelle ou personnelle à échéance deux ou trois ans, nous ne sommes pas à six mois ou un an près, car il peut y avoir des aléas.

S'il s'agit d'un projet de moyen terme à six mois, notre planification peut définir un taux d'avancement de 50 % à mi-parcours pour l'ensemble des tâches de l'équipe ; en termes de planification souple, connaissant notre propre relation au temps et celle des autres, nous pourrons décaler tout en garantissant la tenue des délais.

S'il s'agit d'un projet de court terme à l'échéance d'un mois, comme un nombre de visites commerciales à réaliser, selon notre relation au temps, nous pourrons les répartir sur tout le mois ou plutôt sur deux semaines. Acceptons que nos collègues fonctionnent différemment, tout en s'informant de l'avancement pour réagir avec des plans B.

Dans le pro comme dans le perso, l'idée dans tous les cas est de ne pas se laisser contraindre intérieurement par des délais imposés, de conserver une certaine flexibilité pour rester en harmonie interne.