La boîte à outils de la Prise de décision
Chapitre I : Préparer la décision

Fiche 08 : L'exploration des options

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Publié le 11 déc. 2017

La boîte à outils de la Prise de décision

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Explorer les possibles

Résumé

Dernière étape de la préparation d'une décision, l'exploration des options doit être faite de façon collaborative pour multiplier les solutions possibles. C'est une phase de créativité où l'objectif n'est pas de trouver une solution mais plutôt d'imaginer quelles seraient toutes les pistes possibles de résolution.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

L'expérience montre que le point de convergence des techniques de recherche d'options est de s'exercer à penser autrement. Créer de la divergence, faire preuve de créativité, être ouvert à d'autres manières de penser, transcender ses habitudes, ses croyances et les influences socioculturelles assure une exhaustivité aux options. C'est aussi accepter l'idée de sortir de sa zone de confort et c'est avant tout une démarche individuelle.

Contexte

Tous les contextes de la prise de décision sont propices à l'exploration des options. Toutefois, pour des décisions rapides, en situation de crise, cette étape pourra être limitée car c'est un processus qui prend du temps.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Élaborer une liste d'options la plus exhaustive possible sans s'interdire des options. C'est un travail de créativité où toutes les pistes doivent être explorées.

Évaluer chaque option à la lumière des critères et en fonction de leur faisabilité. C'est à cette étape que certaines options vont être éliminées.

Sur les options restantes, analyser leur réalisation. Quels seront les moyens à mettre en place ? Dans quels délais ? Quels sont les résultats escomptés ?

Rechercher la construction de la solution à partir de plusieurs options. Comment peut-on limiter les inconvénients d'une option avec une autre ?

Soumettre les options restantes au jugement des acteurs impactés par la mise en place de la solution : Présenter les options en gardant en tête qu'il ne s'agit que d'une possibilité et accueillir les retours comme des sources d'amélioration.

Méthodologie et conseils

Ne pas se laisser bloquer par des analyses de faisabilité : éviter l'analyse des ressources et de faisabilité qui bloque le processus de créativité.
Développer une vision systémique : apprendre à voir large, à aller chercher toutes les options possibles.
Élargir la réflexion : élaborer des options en dehors des habitudes, croyances ou limites. C'est seulement dans le rapprochement des options avec les critères que l'on sélectionnera les options à traiter.
Faire des ponts : est-ce qu'une solution dans un autre domaine ne pourrait pas s'appliquer dans ce contexte ? Le transfert d'expérience peut être une bonne source pour la création d'options.
Forcer son libre arbitre : changer son point de vue permet d'élaborer des options innovantes.
Partager et mettre en commun la recherche d'option : écouter une option peut déboucher sur la création d'une nouvelle option.

Avantages

L'exploration des options permet au décideur de balayer l'ensemble des champs de solutions possibles, individuellement ou en équipe. La solution finale se bâtit à partir de l'analyse des options.

Précautions à prendre

Lors de la création d'option, il faudra être vigilant à ce que les options énoncées soient toutefois dans le cadre décisionnel, à défaut de quoi on peut passer beaucoup de temps à la recherche d'options hors cadre et donc inutiles.

Comment être plus efficace ?

La méthode TRIZ

TRIZ est l'acronyme russe de la théorie de résolution des problèmes inventifs Teorija Reshenija Izobretateliskih Zadatch. Cette méthode permet d'explorer systématiquement l'ensemble des solutions possibles à un problème donné puis de générer de nouveaux concepts de solutions. On peut même tirer profit de solutions existantes issues d'autres domaines ou secteurs d'activité. TRIZ s'applique pour assurer uniquement les fonctions utiles et souhaitées d'un produit et éliminer les problèmes et les inconvénients générés. En plus, la méthode donne la possibilité de définir, dès le début d'un projet, le degré d'innovation que l'on souhaite intégrer à son produit. Cinq niveaux d'inventivité ont ainsi pu être mis en évidence : la solution apparente, l'amélioration mineure, l'amélioration majeure, le nouveau projet et la découverte. TRIZ étudie les mécanismes d'évolution des systèmes techniques de manière à développer des méthodes et des techniques de résolution. La méthode permet de réduire le cycle de R&D en accélérant la phase créative. Il y a trois axiomes de base à la méthode TRIZ :

Lois objectives d'évolution des systèmes techniques : ces lois peuvent être découvertes, étudiées et appliquées pour résoudre les problèmes sans chercher une multitude de variantes.
La contradiction au coeur du problème : durant leur évolution, les systèmes résolvent des contradictions.
Condition de la situation spécifique : chaque problème doit être résolu en fonction des conditions spécifiques de la situation dans laquelle il apparaît, en utilisant les ressources présentes.

Le déroulement de TRIZ

Étape 1 : Formuler le problème que l'on souhaite résoudre.
Étape 2 : Modéliser le problème. Décomposer le problème spécifique en une somme de problèmes standard et basiques, définir la fonction principale, le résultat idéal final, la contradiction technique et physique.
Étape 3 : Identifier des modèles de solutions. Utiliser les bases de données accessibles par des logiciels commerciaux pour trouver toutes les solutions possibles adaptées aux problèmes standard identifiés.
Étape 4 : Générer des solutions. Regrouper toutes les solutions proposées pour formuler une réponse claire et précise au problème d'origine.

CAS D'ENTREPRISE : L'inversion des polarités

Contexte

Dans le cadre d'un accompagnement stratégique, une équipe de direction avait du mal à générer des options vraiment en rupture avec leur contexte actuel. La plupart des options proposées étaient en effet des extensions quasi naturelles de la situation existante. Nous leur avons proposé de travailler à partir d'une matrice SWOT.

Après avoir pris le temps de constituer une matrice sur laquelle l'ensemble de l'équipe s'accordait, nous leur avons proposé d'inverser les polarités :

si les forces identifiées étaient en fait des faiblesses... ;
si les faiblesses identifiées étaient en fait des forces... ;
si les menaces identifiées étaient en fait des opportunités... ;
si les opportunités identifiées étaient en fait des menaces... ;

... alors quelles seraient les nouvelles options stratégiques de l'entreprise ?

Résultat

Ce travail stratégique leur a permis de reconsidérer leurs croyances et de générer une stratégie réellement innovante. Ils se sont ensuite notamment attachés à préserver l'une de leurs " faiblesses " identifiées car elle caractérisait leur ADN et constituait en fait un avantage stratégique !