Les recommandations pour un appel d'offres

Dans le cas où l'entreprise déciderait de sous-traiter la réalisation de son magazine de marque, un appel d'offres pourra être envisagé. Il faudra alors déterminer un cahier des charges précis afin de faciliter le travail de chacu-ne des agences retenues pour la compétition. A ce titre, l'UJJEF préconise d'inclure certaines informations essentielles à la compréhension de la stratégie adoptée par l'entreprise. Il faudra ainsi détailler : 1- Le contexte économique de l'entreprise (activité, marché, chiffres clés, concurrence, implantations, stratégie). 2- Les objectifs de la consultation. 3- Les moyens d'information disponibles (outils existants, brochures, dépliants, vidéos, sites internet..). 4- Les détails souhaités concernant le support en projet (positionnement, tirage, contraintes graphiques, périodicité). 5- Le budget de charges pouvant être consacré au magazine, incluant le montant des indemnités prévues pour le travail réalisé à l'issue de la consultation. 6- La nature de la réponse attendue de la part des agences : délai imparti (un minimum de trois semaines est généralement nécessaire). Exiger un devis détaillé, une première maquette et un planning de réalisation. Les différents dossiers doivent être remis en main propre aux trois ou cinq agences (maximum) présélectionnées, en exigeant la confidentialité dès la prise de brief. Les agences doivent par ailleurs mentionner les entreprises concurrentes pour lesquelles elles ont pu travailler ou travaillent encore. Il faut également prévoir un montant d'indemnisation pour le travail réalisé pour l'appel d'offres, pouvant être de l'ordre de 760 E pour une maquette de la Une et de deux pages intérieures, de 1 500 E pour la Une et quatre pages intérieures, de 3 000 E au-delà, en sachant que quelques pages suffiront amplement pour juger de la qualité des projets. Les maquettes devront par ailleurs être retournées aux agences non retenues une fois la compétition clôturée, ces dernières restant la propriété de leurs créateurs. L'UJJEF conseille de ne pas s'avérer trop restrictif dans ses recommandations afin de donner la possibilité aux agences de prouver leur créativité et leur capacité à étonner.